Microsoft Project 2021: Der komplette Leitfaden für Projektmanagement
Ein komplexes Projekt mit Excel und Klebezetteln verwalten – das haben wir alle schon gemacht. Und wir alle wissen, dass es unübersichtlich wird, sobald das Projekt wächst. Microsoft Project gibt es genau dafür: Projekte strukturiert und professionell planen, verfolgen und steuern.
Aber Project ist auch eine der am meisten übersehenen Anwendungen von Microsoft. Wie viel kostet es? Wer braucht es wirklich? Welche Version sollten Sie wählen? Dieser Leitfaden beantwortet all diese Fragen praxisnah.
Inhalt
- 1. Wofür wird Microsoft Project verwendet?
- 2. Wer braucht Project?
- 3. Standard vs. Professional
- 4. Vergleich 2016 vs. 2019 vs. 2021
- 5. Preise und Empfehlungen
- 6. Häufig gestellte Fragen
1. Wofür wird Microsoft Project verwendet?
Microsoft Project ist eine Projektmanagement-Anwendung, mit der Sie Folgendes können:
- Detaillierte Zeitpläne erstellen mit Aufgaben, Meilensteinen und Abhängigkeiten
- Mit einem Gantt-Diagramm visualisieren: die ikonische Zeitachsenansicht, die jede Aufgabe auf einer Zeitachse zeigt
- Ressourcen verwalten: wer macht was, wann und zu welchen Kosten
- Fortschritt verfolgen: den geplanten Zeitplan mit dem tatsächlichen vergleichen
- Den kritischen Pfad identifizieren: die Aufgaben, die bei Verzögerung das gesamte Projekt nach hinten verschieben
- Budgets verwalten: Kosten nach Aufgabe, nach Ressource und für das gesamte Projekt verfolgen
Ein konkretes Beispiel
Angenommen, Sie verwalten eine Bürorenovierung: Elektroarbeiten, Malerarbeiten, Möbel, IT, der Umzug selbst. Jeder Schritt hängt vom vorherigen ab, einige können parallel laufen, und jeder Auftragnehmer hat Kosten und einen Zeitplan. Mit Project können Sie all das visuell modellieren und sofort sehen, ob Sie im Plan, voraus oder im Verzug sind.
2. Wer braucht Project?
- Projektmanager: der zentrale Anwendungsfall, in jeder Branche
- Bau- / Bauleiter: Planung von Baustellen und Arbeiten vor Ort
- IT-Leiter: Migrations-, Bereitstellungs- und Entwicklungsprojekte
- Berater: Durchführung von Kundenprojekten mit strukturierten Lieferergebnissen
- Eventorganisatoren: Bewältigung der Dutzenden von Aufgaben rund um eine Veranstaltung
- Betriebsleiter: Produktions- und Wartungsplanung
Wenn Sie Projekte mit mehr als 20 Aufgaben verwalten, die Abhängigkeiten und Teams umfassen, ist Project unverzichtbar. Für einfache To-do-Listen reicht ein Tool wie Trello oder Notion aus.
3. Standard vs. Professional: die Unterschiede
| Funktion | Project Standard | Project Professional |
|---|---|---|
| Gantt-Diagramm | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Aufgaben- und Meilensteinverwaltung | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Ressourcenverwaltung | ✅ Einfach | ✅ Erweitert |
| Visuelle Berichte | ✅ Standard | ✅ Erweitert |
| Verbindung zu Project Server/Online | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Teamplanung | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Erfassung von Arbeitszeiten | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Verwaltung mehrerer Projekte | ❌ Nein | ✅ Ja |
Kurz gesagt
Project Standard ist die perfekte Wahl für einen Projektmanager, der allein oder in einem kleinen Team arbeitet und Projekte lokal verwaltet. Project Professional ist erforderlich für kollaborative Umgebungen, die Project Server oder Project Online nutzen, sowie für die Verwaltung mehrerer Projekte.
4. Versionsvergleich: 2016, 2019 und 2021
| Kriterium | Project 2016 | Project 2019 | Project 2021 |
|---|---|---|---|
| Oberfläche | Klassisches Menüband | Modernisiertes Menüband | Fluent Design |
| Kompatibilität | Windows 7/8/10 | Windows 10 | Windows 10/11 |
| Microsoft-Support | Beendet | Bis 2025 | Bis 2026 |
| Dunkelmodus | ❌ | ❌ | ✅ |
| Leistung | Gut | Verbessert | Optimiert |
| Verbesserte Berichte | Einfach | Verbessert | Erweiterte visuelle Berichte |
Unsere Empfehlung: Project 2021, wenn es das Budget erlaubt, ansonsten ist Project 2019 nach wie vor hervorragend. Brauchen Sie auch Diagramme? Werfen Sie einen Blick auf unseren Microsoft Visio-Leitfaden, die ideale Ergänzung zu Project.
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6. Häufig gestellte Fragen
Ist Project in Microsoft 365 enthalten?
Nein. Wie Visio wird Project separat verkauft. Microsoft bietet ein „Project Plan“-Abonnement an, aber eine Dauerlizenz bei euroshopkey.com ist auf lange Sicht weitaus wirtschaftlicher.
Funktioniert Project auf dem Mac?
Nein, Microsoft Project ist nur für Windows verfügbar. Alternativen für den Mac sind unter anderem OmniPlan und Merlin Project.
Kann ich Project-Dateien öffnen, ohne die Software zu besitzen?
Microsoft bietet einen kostenlosen Viewer an, um .mpp-Dateien im schreibgeschützten Modus zu öffnen. Um sie zu bearbeiten, benötigen Sie eine Project-Lizenz.
Was ist der Unterschied zwischen Project und einem Tool wie Trello oder Asana?
Trello und Asana sind Aufgabenverwaltungs-Tools (erweiterte To-do-Listen). Project ist ein Projektplanungs-Tool mit Gantt-Diagramm, kritischem Pfad, Ressourcenverwaltung und Budgetverfolgung. Sie spielen schlichtweg nicht in derselben Liga, wenn es um Leistungsumfang geht.
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