Office licentie voor bedrijven kopen: welk pakket voor uw pc’s?

Office licentie voor bedrijven: welk pakket past bij uw pc’s?

Een Office licentie voor bedrijven kiest u niet op basis van een lijst met functies: Word, Excel, PowerPoint en Outlook dekken van de ene versie op de andere dezelfde dagelijkse taken. Wat echt verschilt, is het licentiemodel, het aantal pc’s dat u moet dekken en de periode waarover u de kosten spreidt. Drie profielen komen telkens terug.

• Zzp’ers en zeer kleine bedrijven, 1 tot 5 pc’s: één eeuwigdurende licentie per computer is genoeg. U betaalt één keer en het pakket blijft bruikbaar zolang de machine draait.
• Kleine en middelgrote bedrijven, 10 tot 100 pc’s: de redenering wordt een kostprijs per pc. Een doorverkochte eeuwigdurende licentie kost een fractie van een contract dat elk jaar wordt verlengd.
• Mobiele teams met meerdere apparaten: wisselen uw collega’s tussen laptop, tablet en mobiele apparaten, dan blijft een abonnement, met altijd bijgewerkte apps en online opslag, de meest consequente keuze.

Goed om te weten: e-mail op uw eigen domeinnaam komt uit een gehoste maildienst, zoals de zakelijke abonnementen van Microsoft. Een eeuwigdurende licentie installeert wel Outlook, maar Outlook is een e-mailprogramma: het verbindt met uw bestaande mailboxen en levert ze niet zelf.

Office-licenties voor bedrijven vergeleken

Elke regel is een echte Microsoft-licentie, per e-mail geleverd met de key, de instructies om het pakket bij Microsoft te downloaden en een factuur met btw. Op de twee productpagina’s (5 pc’s) kiest u tussen een licentie voor één pc, een licentie voor 2 pc’s en een pakket voor 5 pc’s. De prijs op elke productpagina is bepalend.

Ondersteuningstermijn: Microsoft publiceert beveiligingsupdates voor Office 2024 tot oktober 2029. Office 2021 en Office 2019 hebben het einde van de ondersteuning door Microsoft bereikt (oktober 2026 en oktober 2025): ze installeren en activeren normaal, maar krijgen geen beveiligingsfixes meer. Voor een nieuwe uitrol die jaren moet meegaan, is Office 2024 de verstandige basis.

Professional Plus of Home and Business: welke editie voor welk werk?

Beide edities zijn gelicentieerd voor zakelijk gebruik, anders dan Office Home and Student, dat Microsoft voorbehoudt aan niet-commercieel gebruik. Het verschil zit in de programma’s:

• Office Professional Plus voegt Access toe aan Word, Excel, PowerPoint en Outlook: handig als uw team kleine databases, klantenbestanden of interne tools op basis van Access onderhoudt. De versies 2021 en 2019 bevatten ook Publisher.
• Office Home and Business beperkt zich tot de basis, Word, Excel, PowerPoint en Outlook, zonder Access. Het past bij teams die werken met documenten, spreadsheets, presentaties en e-mail.

In beide gevallen rust één licentie één computer uit en een pakket voor 5 pc’s rust er vijf uit. Kies de editie per functieprofiel in plaats van voor het hele bedrijf: een boekhoudwerkplek met tools op basis van Access heeft niet hetzelfde pakket nodig als een receptiebalie.

Wat kost één pc werkelijk over drie jaar?

Dat is het cijfer dat telt voor een bedrijfsleider of een IT-verantwoordelijke. Neem een team van twintig mensen dat op Windows werkt.

• Eeuwigdurende licenties: twintig licenties Office 2024 Professional Plus van elk € 24,90, eenmalig betaald. Over drie jaar is de kostprijs per pc en per jaar een derde van die prijs, en daarna niets meer in de volgende jaren, tot een nieuwere versie nodig wordt.
• Abonnement: de uitgave komt elk jaar terug en volgt uw personeelsbestand. In ruil krijgt u nieuwe functies zodra ze verschijnen, online opslag en mobiele apps.

Eeuwigdurende licenties winnen zodra het pc-park stabiel is en het gebruik zuiver kantoorwerk betreft: invoerwerk, boekhouding, offertes, rapportage. Abonnementen houden hun voorsprong wanneer samenwerken in realtime en doorlopende versie-upgrades strategisch zijn. Veel bedrijven combineren beide: eeuwigdurende licenties op vaste werkplekken, een abonnement voor leidinggevenden en verkopers. We bekijken deze afweging in detail in onze vergelijking van een eeuwigdurende Office-licentie en een abonnement, en onze gids over Microsoft 365 Business Standard en Premium behandelt de kant van het abonnement.

Naleving, facturatie en inpassing in uw IT

Een traceerbare aankoop voor uw boekhouding

Het doorverkopen van een softwarelicentie die al op de Europese markt is gebracht, is rechtmatig: het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft dat vastgesteld in het UsedSoft-arrest (C-128/11). Uw bedrijf ontvangt een factuur met btw en bewaart een aankoopbewijs voor elke key. Bij een controle op licentienaleving is dit dossier (factuur, productreferentie, aantal uitgeruste pc’s) precies wat men van u vraagt.

Compatibiliteit met uw pc’s en bedrijfstools

• Windows 10 en Windows 11 ondersteunen de edities 2019, 2021 en 2024. Reken op 4 GB werkgeheugen en zo’n 4 GB schijfruimte per pc.
• Uw VBA-macro’s, Excel-invoegtoepassingen, documentsjablonen en koppelingen met een ERP- of facturatiepakket blijven werken: de bestandsindelingen zijn niet veranderd.
• De installatie gebeurt pc per pc via de officiële downloadlink van Microsoft, zonder licentieserver of bijzondere infrastructuur.

Twijfelt u tussen twee edities of rust u een groot aantal machines uit? Ons ondersteuningsteam antwoordt per e-mail, 7 dagen per week, gemiddeld binnen 2 uur. Alle producten staan samen in onze Office-catalogus.