Licencja Office dla firm: który pakiet na komputery w firmie?

Licencja Office dla firm: który pakiet na Twoje komputery?

Licencja Office dla firm nie jest kwestią listy funkcji: Word, Excel, PowerPoint i Outlook obsługują te same codzienne zadania w kolejnych wersjach. Naprawdę zmienia się model licencji, liczba komputerów do objęcia i okres, na który rozkładasz koszt. Wracają trzy profile.

• Freelancerzy i bardzo małe firmy, 1 do 5 komputerów: wystarczy jedna licencja wieczysta na komputer. Płacisz raz, a pakiet działa tak długo, jak maszyna.
• Małe i średnie firmy, 10 do 100 komputerów: liczy się koszt na stanowisko. Licencja wieczysta z rynku wtórnego kosztuje ułamek umowy odnawianej co roku.
• Mobilne zespoły na wielu urządzeniach: jeśli współpracownicy przełączają się między laptopem, tabletem i smartfonem, subskrypcja, z zawsze aktualnymi aplikacjami i miejscem w chmurze, pozostaje bardziej spójnym wyborem.

Warto wiedzieć: poczta e-mail na własnej domenie pochodzi z usługi poczty hostowanej, takiej jak subskrypcje biznesowe Microsoftu. Licencja wieczysta instaluje Outlooka, ale Outlook jest klientem poczty: łączy się z Twoimi istniejącymi skrzynkami, a nie dostarcza ich.

Porównanie licencji Office dla firm

Każda pozycja to oryginalna licencja Microsoft, dostarczana e-mailem wraz z kluczem, instrukcją pobrania pakietu od Microsoftu i fakturą VAT. Na dwóch stronach produktów (5 PC) wybierasz między licencją na jeden komputer, licencją na 2 komputery i pakietem na 5 komputerów; wiążąca jest cena pokazana na stronie danego produktu.

Kalendarz wsparcia: Microsoft publikuje aktualizacje zabezpieczeń Office 2024 do października 2029 r. Office 2021 i Office 2019 osiągnęły koniec wsparcia Microsoftu (październik 2026 r. i październik 2025 r.): instalują się i aktywują normalnie, ale nie dostają już poprawek bezpieczeństwa. Przy nowym wdrożeniu, które ma służyć długo, rozsądną bazą jest Office 2024.

Professional Plus czy Home and Business: którą edycję do jakiej pracy?

Obie edycje są licencjonowane do użytku firmowego, w przeciwieństwie do Office Home and Student, który Microsoft zastrzega do użytku niekomercyjnego. Różnica leży w aplikacjach:

• Office Professional Plus dodaje Access do Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka: przydatne, jeśli zespół prowadzi małe bazy danych, kartoteki klientów lub narzędzia wewnętrzne zbudowane w Accessie. Wersje 2021 i 2019 zawierają też Publisher.
• Office Home and Business zostaje przy podstawach, czyli Word, Excel, PowerPoint i Outlook, bez Accessa. Pasuje do zespołów, których praca to dokumenty, arkusze, prezentacje i poczta.

W obu przypadkach jedna licencja wyposaża jeden komputer, a pakiet na 5 komputerów wyposaża pięć. Dobieraj edycję do profilu stanowiska, a nie do całej firmy: komputer księgowej z narzędziami opartymi na Accessie nie potrzebuje tego samego pakietu co recepcja.

Ile naprawdę kosztuje jeden komputer w trzy lata?

To liczba, która interesuje kierownika lub osobę odpowiedzialną za IT. Weźmy zespół dwudziestu osób pracujących na Windows.

• Licencje wieczyste: dwadzieścia licencji Office 2024 Professional Plus po 24,90 € każda, płatnych jednorazowo. W ciągu trzech lat koszt na komputer rocznie to jedna trzecia tej ceny, a w kolejnych latach nic, aż do chwili, gdy potrzebna będzie nowsza wersja.
• Subskrypcja: wydatek wraca co roku i podąża za liczbą osób w zespole; w zamian dostajesz nowe funkcje, gdy tylko się pojawią, miejsce w chmurze i aplikacje mobilne.

Licencje wieczyste wygrywają, gdy park komputerów jest stabilny, a praca to czysta biurowość: wprowadzanie danych, księgowość, oferty, raporty. Subskrypcje zachowują przewagę, gdy strategiczna jest współpraca w czasie rzeczywistym i ciągłe aktualizacje wersji. Wiele firm łączy oba podejścia: licencje wieczyste na stanowiskach stacjonarnych, subskrypcja dla kadry zarządzającej i handlowców. Ten wybór opisujemy szczegółowo w porównaniu wieczystej licencji Office i subskrypcji, a o stronie abonamentowej mówi nasz poradnik o Microsoft 365 Business Standard i Premium.

Zgodność, fakturowanie i dopasowanie do Twojego IT

Zakup, który da się udokumentować w księgach

Odsprzedaż licencji na oprogramowanie wprowadzonej już na rynek europejski jest legalna: rozstrzygnął to Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku UsedSoft (C-128/11). Twoja firma otrzymuje fakturę VAT i zachowuje dowód zakupu każdego klucza. W audycie zgodności licencji ten komplet (faktura, numer produktu, liczba wyposażonych komputerów) to dokładnie to, o co zostaniesz poproszony.

Zgodność z komputerami i narzędziami firmowymi

• Windows 10 i Windows 11 obsługują edycje 2019, 2021 i 2024; zaplanuj 4 GB pamięci RAM i około 4 GB miejsca na dysku na komputer.
• Twoje makra VBA, dodatki do Excela, szablony dokumentów i konektory do systemu ERP lub programu fakturującego nadal działają: formaty plików się nie zmieniły.
• Instalację wykonuje się komputer po komputerze z linku do pobrania od Microsoftu, bez serwera licencji i specjalnej infrastruktury.

Wahasz się między dwiema edycjami albo wyposażasz dużą liczbę maszyn? Nasz zespół wsparcia odpowiada e-mailem 7 dni w tygodniu, średnio w ciągu 2 godzin. Wszystkie pozycje zebraliśmy w naszym katalogu Office.