Office-licens för företag: vilket paket passar företagets datorer?

Office-licens för företag: vilket paket passar dina datorer?

Valet av Office-licens för företag avgörs inte av en funktionslista: Word, Excel, PowerPoint och Outlook klarar samma vardagsuppgifter från en version till nästa. Det som verkligen skiljer är licensmodellen, antalet datorer som ska täckas och den period över vilken du fördelar kostnaden. Tre profiler återkommer hela tiden.

• Egenföretagare och mycket små företag, 1 till 5 datorer: en permanent licens per dator räcker. Du betalar en gång och paketet kan användas så länge maskinen fungerar.
• Små och medelstora företag, 10 till 100 datorer: resonemanget blir en kostnad per dator. En permanent licens från andrahandsmarknaden kostar en bråkdel av ett avtal som förnyas varje år.
• Rörliga team med flera enheter: om kollegorna växlar mellan bärbar dator, surfplatta och mobil är ett abonnemang, med appar som alltid är uppdaterade och lagring på nätet, fortfarande det mer logiska valet.

Bra att veta: e-post på din egen domän kommer från en värdbaserad e-posttjänst, till exempel Microsofts abonnemang för företag. En permanent licens installerar visserligen Outlook, men Outlook är en e-postklient: den ansluter till dina befintliga brevlådor, den tillhandahåller dem inte.

Jämför Office-licenser för företag

Varje rad är en äkta Microsoft-licens, levererad via e-post med sin nyckel, instruktionerna för att ladda ned paketet från Microsoft och en faktura med moms. På produktsidorna för de två paketen om 5 datorer väljer du mellan en licens för 1 dator, en licens för 2 datorer och ett paket för 5 datorer; priset som visas på varje produktsida är det som gäller.

Tidslinje för support: Microsoft publicerar säkerhetsuppdateringar för Office 2024 till och med oktober 2029. Office 2021 och Office 2019 har nått slutet på Microsofts support (oktober 2026 respektive oktober 2025): de installeras och aktiveras som vanligt, men får inga fler säkerhetsuppdateringar. För en ny utrullning som ska hålla länge är Office 2024 den förnuftiga grunden.

Professional Plus eller Home & Business: vilken utgåva passar vilket arbete?

Båda utgåvorna är licensierade för företagsbruk, till skillnad från Office Home & Student, som Microsoft reserverar för icke-kommersiellt bruk. Skillnaden ligger i programmen:

• Office Professional Plus lägger till Access till Word, Excel, PowerPoint och Outlook: användbart om ditt team underhåller små databaser, kundregister eller interna verktyg byggda på Access. Versionerna 2021 och 2019 innehåller också Publisher.
• Office Home & Business nöjer sig med det väsentliga, Word, Excel, PowerPoint och Outlook, utan Access. Den passar team vars arbete är dokument, kalkylblad, presentationer och e-post.

I båda fallen utrustar en licens en dator, och ett paket för 5 datorer utrustar fem. Välj utgåva efter arbetsprofil snarare än för hela företaget: en ekonomidator som kör verktyg byggda på Access behöver inte samma paket som en reception.

Vad kostar en dator egentligen över tre år?

Det är den siffra som räknas för en chef eller en IT-ansvarig. Ta ett team på tjugo personer som arbetar i Windows.

• Permanenta licenser: tjugo licenser för Office 2024 Professional Plus för 24,90 € styck, betalda en gång. Över tre år blir kostnaden per dator och år en tredjedel av det priset, och sedan ingenting under de följande åren tills en nyare version blir nödvändig.
• Abonnemang: utgiften kommer tillbaka varje år och följer antalet anställda; i gengäld får du nya funktioner när de kommer, lagring på nätet och mobilappar.

Permanenta licenser vinner så fort datorparken är stabil och användningen är rent kontorsarbete: registrering, bokföring, offerter, rapportering. Abonnemang behåller försprånget när samarbete i realtid och löpande versionsuppgraderingar är strategiska. Många företag blandar båda: permanenta licenser på stationära datorer, abonnemang för ledning och försäljning. Vi går igenom avvägningen i detalj i vår jämförelse av permanent Office-licens eller abonnemang, och vår guide till Microsoft 365 Business Standard och Premium tar upp abonnemangssidan.

Regelefterlevnad, fakturering och inpassning i din IT

Ett spårbart köp för din bokföring

Att sälja vidare en programlicens som redan släppts på den europeiska marknaden är lagligt: EU-domstolen avgjorde frågan i UsedSoft-domen (C-128/11). Ditt företag får en faktura med moms och behåller ett inköpsbevis för varje nyckel. Vid en kontroll av licensefterlevnad är det precis den här dokumentationen (faktura, produktreferens, antal utrustade datorer) som du får frågan efter.

Kompatibilitet med dina datorer och affärsverktyg

• Windows 10 och Windows 11 stöder utgåvorna 2019, 2021 och 2024; räkna med 4 GB RAM och ungefär 4 GB diskutrymme per dator.
• Dina VBA-makron, tillägg i Excel, dokumentmallar och kopplingar till ett affärssystem eller faktureringsprogram fortsätter att fungera: filformaten har inte ändrats.
• Installationen görs dator för dator från Microsofts officiella nedladdningslänk, utan licensserver eller särskild infrastruktur att sätta upp.

Tvekar du mellan två utgåvor eller ska utrusta många maskiner? Vårt supportteam svarar via e-post 7 dagar i veckan, i genomsnitt inom 2 timmar. Alla referenser finns samlade i vår Office-katalog.