Software voor kleine bedrijven kopen: Windows, Office en Server

Software voor kleine bedrijven: wat hebt u echt nodig?

Voor een bedrijf van 3 tot 50 mensen (mkb in Nederland, kmo in België) komt software voor kleine bedrijven van Microsoft bijna altijd neer op drie lagen. Al het andere hoort bij branchespecifieke tools, niet bij het fundament:

• Het besturingssysteem van de werkplek. Een Pro-editie is onmisbaar zodra u lid wilt worden van een domein, een schijf met BitLocker wilt versleutelen, een pc op afstand wilt overnemen of groepsbeleid wilt toepassen. De Home-editie die op consumenten-pc’s staat, kan dat niet.
• Het kantoorpakket. Word, Excel, PowerPoint en Outlook dekken het grootste deel van het dagelijkse werk: offertes, facturatie, spreadsheets voor de opvolging, klantenmail, mailings.
• Gedeelde infrastructuur, alleen als u zelf een bestandsserver, een gebruikersmap of een bedrijfsapplicatie host.

De klassieke valkuil is te groot dimensioneren: een volledig pakket betalen voor een receptie-pc die alleen gegevens invoert, of een server opzetten waar een eenvoudige netwerkshare volstaat. De juiste reflex is redeneren pc per pc, op basis van het werkelijke profiel van elke gebruiker.

En de pc’s die nog op Windows 10 draaien?

Microsoft heeft de standaardondersteuning voor Windows 10 in oktober 2025 beëindigd. Voldoet een pc aan de eisen van Windows 11 (TPM 2.0 en een ondersteunde processor), dan is overstappen naar Windows 11 Pro de eenvoudigste manier om hem veilig te houden. Zo niet, begroot dan de vervanging of de betaalde uitgebreide beveiligingsupdates van Microsoft (ESU), in plaats van een niet-bijgewerkte machine op het bedrijfsnetwerk te laten staan.

Het softwarepakket voor kleine bedrijven: budget per pc

Hieronder staan de configuraties waar bedrijven om vragen, met de huidige stukprijs van elke licentie. Afgezien van het abonnement op Office 365 zijn deze licenties eeuwigdurend: u betaalt één keer, zonder jaarlijkse verlenging of heronderhandeling op de verjaardag.

In de praktijk hebben tien complete pc’s tien licenties Windows 11 Pro en tien licenties Office 2024 Professional Plus nodig, eenmalig betaald. Leg daar drie jaar kantoorabonnementen voor tien gebruikers naast: de ordes van grootte zijn niet te vergelijken.

Waarom kosten deze licenties zo weinig?

Omdat de eeuwigdurende licenties in dit pakket echte doorverkochte licenties zijn, geen keys van de grijze markt en geen omwegen bij de activering. Wanneer een Europees bedrijf stopt, fuseert, inkrimpt of naar de cloud verhuist, worden zijn eeuwigdurende licenties overbodig. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft in zijn arrest UsedSoft tegen Oracle (C-128/11) bevestigd dat deze licenties binnen de Europese Unie mogen worden doorverkocht, op voorwaarde dat de oorspronkelijke houder zijn eigen kopie onbruikbaar maakt. De key die u ontvangt, activeert normaal op de servers van Microsoft en krijgt beveiligingsupdates zoals elke andere kopie van een ondersteunde versie.

Dat juridische kader is de moeite waard om door te geven aan uw boekhouder of IT-leverancier, samen met de factuur met btw die u bij elke bestelling ontvangt.

Eeuwigdurend of abonnement: beide modellen combineren

Een eeuwigdurende licentie legt de kosten vast bij de aankoop, wat de liquiditeitsplanning vereenvoudigt en voorkomt dat u elk jaar opnieuw gebruikers telt. Een abonnement zoals Office 365, 12 maanden / 5 apparaten (€ 9,99) past bij mensen die werken op een pc, een tablet en een mobiel apparaat en apps nodig hebben die continu worden bijgewerkt.

Niets belet u om beide modellen te combineren, pc per pc: eeuwigdurend Office 2024 op vaste werkplekken, het abonnement voor echt mobiele profielen. Hebt u ook e-mail op uw eigen domeinnaam nodig, dan komt die uit een gehoste zakelijke dienst: onze gids over Microsoft 365 Business Standard en Premium vergelijkt die abonnementen.

Uitrol, facturatie en uw opzet laten groeien

Een klein bedrijf uitrusten hoeft geen week engineering te kosten. Elke pc krijgt zijn eigen key, onafhankelijk van de andere, met de officiële downloadlink van de uitgever.

• Eén key per pc. U bestelt precies het aantal licenties dat u nodig hebt en voegt er meer toe naarmate u mensen aanneemt of machines vervangt. Onze pagina over licenties voor meerdere computers legt uit hoe u een grotere bestelling organiseert.
• Factuur op naam van het bedrijf, met btw vermeld, en betaling met kaart, Apple Pay, Google Pay of Bancontact.
• Compatibiliteit met bedrijfssoftware. Boekhoud-, verkoopbeheer-, salaris- en kassasoftware steunt bijna altijd op Windows Pro en een lokaal geïnstalleerde Excel, niet op een online versie.
• Een server alleen als het nodig is. Voor twee of drie pc’s volstaat een netwerkshare op Windows 11 Pro. In onze gids over Windows Server leest u wanneer een server de moeite waard wordt.

Vragen voordat u bestelt? Ons ondersteuningsteam antwoordt per e-mail, 7 dagen per week, gemiddeld binnen 2 uur, en bij elke licentie hoort levenslange vervanging van een defecte key.