Licença Office para empresas: que suite para os PC da sua empresa?

Licença Office para empresas: que suite para os seus PC?

Escolher uma licença Office para empresas não se decide por uma lista de funcionalidades: o Word, o Excel, o PowerPoint e o Outlook cobrem as mesmas tarefas diárias de uma versão para a outra. O que muda de verdade é o modelo de licença, o número de PC a cobrir e o período em que reparte o custo. Há três perfis que se repetem.

• Trabalhadores independentes e microempresas, 1 a 5 PC: basta uma licença perpétua por computador. Paga uma só vez e a suite continua utilizável enquanto a máquina funcionar.
• Pequenas e médias empresas, 10 a 100 PC: o raciocínio passa a ser um custo por PC. Uma licença perpétua do mercado secundário custa uma fração de um contrato renovado todos os anos.
• Equipas móveis e com vários dispositivos: se os seus colegas alternam entre portátil, tablet e smartphone, uma subscrição, com aplicações sempre atualizadas e armazenamento online, continua a ser a escolha mais coerente.

Bom saber: o correio eletrónico alojado no seu próprio nome de domínio vem de um serviço de correio alojado, como as subscrições empresariais da Microsoft. Uma licença perpétua instala o Outlook, mas o Outlook é um cliente de correio: liga-se às caixas que já tem, não as fornece.

Comparar as licenças Office para empresas

Cada linha é uma licença Microsoft genuína, entregue por e-mail com a chave, as instruções para descarregar a suite na Microsoft e uma fatura com IVA. Nas duas páginas de produto «(5 PC)», escolhe entre uma licença para um PC, uma licença para 2 PC e um pack de 5 PC; o preço indicado em cada página de produto é a referência.

Calendário de suporte: a Microsoft publica atualizações de segurança para o Office 2024 até outubro de 2029. O Office 2021 e o Office 2019 chegaram ao fim do suporte da Microsoft (outubro de 2026 e outubro de 2025): instalam-se e ativam-se normalmente, mas já não recebem correções de segurança. Para uma nova implementação feita para durar, o Office 2024 é a base sensata.

Professional Plus ou Home and Business: que edição para que função?

Ambas as edições têm licença de uso empresarial, ao contrário do Office Home and Student, que a Microsoft reserva a uso não comercial. A diferença está nas aplicações:

• O Office Professional Plus acrescenta o Access ao Word, Excel, PowerPoint e Outlook: útil se a sua equipa mantém pequenas bases de dados, fichas de clientes ou ferramentas internas feitas em Access. As versões 2021 e 2019 incluem também o Publisher.
• O Office Home and Business fica pelo essencial, Word, Excel, PowerPoint e Outlook, sem Access. Convém a equipas cujo trabalho são documentos, folhas de cálculo, apresentações e correio eletrónico.

Nos dois casos, uma licença equipa um computador e um pack de 5 PC equipa cinco. Escolha a edição por perfil de função e não para a empresa inteira: um PC de contabilidade com ferramentas em Access não precisa da mesma suite que uma receção.

Quanto custa realmente um PC ao fim de três anos?

É o número que interessa a um gerente ou a um responsável de informática. Imagine uma equipa de vinte pessoas a trabalhar em Windows.

• Licenças perpétuas: vinte licenças Office 2024 Professional Plus a 24,90 € cada, pagas uma só vez. Em três anos, o custo por PC e por ano é um terço desse preço e depois nada mais nos anos seguintes, até ser necessária uma versão mais recente.
• Subscrição: a despesa repete-se todos os anos e acompanha o número de colaboradores; em troca, recebe as novidades à medida que surgem, armazenamento online e aplicações móveis.

As licenças perpétuas ganham quando o parque de PC é estável e a utilização é puramente de escritório: introdução de dados, contabilidade, orçamentos, relatórios. As subscrições mantêm a vantagem quando a colaboração em tempo real e as atualizações contínuas são estratégicas. Muitas empresas combinam as duas: licenças perpétuas nos PC fixos, subscrição para a direção e a equipa comercial. Analisamos esta escolha em pormenor na nossa comparação entre licença Office perpétua e subscrição, e o nosso guia do Microsoft 365 Business Standard e Premium trata do lado da subscrição.

Conformidade, faturação e integração na sua informática

Uma compra rastreável para a contabilidade

A revenda de uma licença de software já colocada no mercado europeu é lícita: o Tribunal de Justiça da União Europeia decidiu-o no acórdão UsedSoft (C-128/11). A sua empresa recebe uma fatura com IVA e guarda o comprovativo de compra de cada chave. Numa auditoria de conformidade de licenças, este dossiê (fatura, referência do produto, número de PC equipados) é precisamente o que lhe será pedido.

Compatibilidade com os seus PC e ferramentas de gestão

• O Windows 10 e o Windows 11 suportam as edições 2019, 2021 e 2024; preveja 4 GB de RAM e cerca de 4 GB de espaço em disco por PC.
• As suas macros VBA, suplementos do Excel, modelos de documentos e ligações a um ERP ou a software de faturação continuam a funcionar: os formatos de ficheiro não mudaram.
• A instalação faz-se PC a PC a partir da ligação de descarga da Microsoft, sem servidor de licenças nem infraestrutura especial.

Hesita entre duas edições ou vai equipar muitas máquinas? O nosso apoio ao cliente responde por e-mail 7 dias por semana, no prazo de 24 horas. Todas as referências estão reunidas no nosso catálogo Office.