Licencia Office para empresas: ¿qué suite elegir para tus PC?

Licencia Office para empresas: ¿qué suite para tus PC?

Elegir una licencia Office para empresas no se decide con una lista de funciones: Word, Excel, PowerPoint y Outlook cubren las mismas tareas diarias de una versión a otra. Lo que cambia de verdad es el modelo de licencia, el número de PC que hay que cubrir y el plazo en el que repartes el coste. Se repiten tres perfiles.

• Autónomos y empresas muy pequeñas, de 1 a 5 PC: basta una licencia perpetua por ordenador. Pagas una vez y la suite sigue utilizable mientras funcione la máquina.
• Pymes y empresas medianas, de 10 a 100 PC: el razonamiento pasa a ser un coste por PC. Una licencia perpetua que ya ha tenido un primer titular cuesta una fracción de un contrato que se renueva cada año.
• Equipos móviles con varios dispositivos: si tus compañeros alternan entre portátil, tableta y móvil, una suscripción, con las aplicaciones siempre al día y almacenamiento en línea, sigue siendo la opción más coherente.

Conviene saber: el correo alojado con el nombre de dominio de tu empresa procede de un servicio de correo alojado, como las suscripciones empresariales de Microsoft. Una licencia perpetua instala Outlook, pero Outlook es un cliente de correo: se conecta a tus buzones existentes, no los proporciona.

Comparativa de licencias de Office para empresas

Cada línea es una licencia original de Microsoft, entregada por correo electrónico con su clave, las instrucciones para descargar la suite desde Microsoft y una factura con IVA. En las dos fichas (5 PC), eliges entre una licencia para un PC, una licencia para 2 PC y un pack de 5 PC; el precio que aparece en cada ficha es el de referencia.

Calendario de soporte: Microsoft publica actualizaciones de seguridad para Office 2024 hasta octubre de 2029. Office 2021 y Office 2019 han llegado al final del soporte de Microsoft (octubre de 2026 y octubre de 2025): se instalan y activan con normalidad, pero ya no reciben correcciones de seguridad. Para un despliegue nuevo pensado para durar, Office 2024 es la base sensata.

Professional Plus u Hogar y Empresas: ¿qué edición para cada trabajo?

Ambas ediciones están licenciadas para uso profesional, a diferencia de Office Hogar y Estudiantes, que Microsoft reserva para uso no comercial. La diferencia está en las aplicaciones:

• Office Professional Plus añade Access a Word, Excel, PowerPoint y Outlook: útil si tu equipo mantiene pequeñas bases de datos, ficheros de clientes o herramientas internas creadas con Access. Las versiones 2021 y 2019 incluyen además Publisher.
• Office Hogar y Empresas se queda con lo esencial, Word, Excel, PowerPoint y Outlook, sin Access. Conviene a equipos cuyo trabajo son documentos, hojas de cálculo, presentaciones y correo.

En ambos casos, una licencia equipa un ordenador y un pack de 5 PC equipa cinco. Elige la edición por perfil de puesto y no para toda la empresa: un PC de contabilidad con herramientas basadas en Access no necesita la misma suite que un puesto de recepción.

¿Cuánto cuesta realmente un PC a tres años?

Es la cifra que le importa a un gerente o a un responsable de informática. Imagina un equipo de veinte personas que trabaja con Windows.

• Licencias perpetuas: veinte licencias de Office 2024 Professional Plus a 24,90 € cada una, pagadas una vez. A tres años, el coste por PC y por año es un tercio de ese precio, y luego nada más en los años siguientes hasta que haga falta una versión más reciente.
• Suscripción: el gasto vuelve cada año y sigue el tamaño de tu plantilla; a cambio, recibes las novedades a medida que llegan, almacenamiento en línea y aplicaciones móviles.

Las licencias perpetuas ganan cuando el parque de PC es estable y el uso es puramente ofimático: introducción de datos, contabilidad, presupuestos, informes. Las suscripciones mantienen su ventaja cuando la colaboración en tiempo real y las actualizaciones continuas son estratégicas. Muchas empresas combinan ambas: licencias perpetuas en los PC de puestos fijos y una suscripción para directivos y comerciales. Analizamos este equilibrio con detalle en nuestra comparativa de licencia Office perpetua frente a suscripción, y nuestra guía de Microsoft 365 Business Standard y Premium trata el lado de las suscripciones.

Cumplimiento, facturación e integración en tu informática

Una compra trazable para tu contabilidad

Revender una licencia de software ya comercializada en el mercado europeo es lícito: el Tribunal de Justicia de la Unión Europea lo zanjó en la sentencia UsedSoft (C-128/11). Tu empresa recibe una factura con IVA y conserva el justificante de compra de cada clave. En una auditoría de cumplimiento de licencias, este expediente (factura, referencia del producto, número de PC equipados) es justo lo que te pedirán.

Compatibilidad con tus PC y tus herramientas

• Windows 10 y Windows 11 admiten las ediciones 2019, 2021 y 2024; cuenta con 4 GB de RAM y unos 4 GB de espacio en disco por PC.
• Tus macros de VBA, complementos de Excel, plantillas de documentos y conectores con un ERP o un programa de facturación siguen funcionando: los formatos de archivo no han cambiado.
• La instalación se hace PC por PC desde el enlace de descarga oficial de Microsoft, sin servidor de licencias ni infraestructura especial.

¿Dudas entre dos ediciones o tienes que equipar muchas máquinas? Nuestro equipo de soporte responde por email los 7 días de la semana, en 2 horas de media. Todas las referencias están reunidas en nuestro catálogo de Office.