Licenties voor meerdere computers kopen voor uw hele kantoor

Licenties voor meerdere computers: wat u precies koopt

Wie licenties voor meerdere computers wil kopen, denkt vaak aan bedrijfsovereenkomsten met Microsoft: verbintenissen voor meerdere jaren, een minimumaantal gebruikers en een beheerportaal. Hier is de logica bewust eenvoudiger: u bestelt precies het aantal eeuwigdurende licenties dat u nodig hebt, zonder contract, zonder minimumaantal en zonder verlengdatum. Vandaag drie pc’s, over zes maanden zeven: u voegt licenties toe naarmate u mensen aanneemt.

Het gaat om echte, doorverkochte Microsoft-licenties, die in de Europese Unie rechtmatig worden doorverkocht sinds het UsedSoft-arrest van het Hof van Justitie van de EU (zaak C-128/11). Dat arrest bevestigde dat het distributierecht is uitgeput zodra software met een eeuwigdurende licentie is verkocht. Bij elke bestelling hoort een factuur met btw, en bij elke licentie levenslange vervanging van een defecte key.

Welk budget voor 3, 10 of 50 pc’s?

De berekening blijft eenvoudig: de prijs van elke licentie of elk pakket, vermenigvuldigd met het aantal dat u nodig hebt, zonder opstartkosten of instapdrempel. Hieronder staan de configuraties waar bedrijven om vragen wanneer ze hun pc’s vernieuwen.

Op de twee productpagina’s voor Office (5 pc’s) kiest u tussen een licentie voor één pc, een licentie voor 2 pc’s en een pakket voor 5 pc’s. De prijs op elke productpagina is bepalend. U mag verschillende producten in dezelfde bestelling vrij combineren: niets verplicht u om alle pc’s identiek uit te rusten.

Goed om te weten: Office 2021 en Office 2019 blijven volledig functioneel, maar Microsoft is in oktober 2026 en oktober 2025 gestopt met het publiceren van beveiligingsupdates ervoor. Voor pc’s die jaren moeten meegaan, wordt Office 2024 Professional Plus ondersteund tot oktober 2029. De ondersteuning van Microsoft voor Windows 10 Enterprise LTSC 2021 loopt tot januari 2027.

Factuur, btw en boekhoudkundige administratie

Elke bestelling levert een factuur op naam van uw bedrijf op, met factuurnummer, vermelde btw en de lijst van geleverde producten. Vul bij het afrekenen de bedrijfsnaam en het factuuradres in, zodat het document klaar is voor uw boekhouding.

Bewaar deze factuur samen met de lijst van de pc’s die u hebt uitgerust: het is het document dat u moet kunnen tonen bij een controle op softwarenaleving. Boekhoudkundig worden licenties van geringe waarde doorgaans als kostenpost van het boekjaar geboekt in plaats van als immaterieel actief, maar uw boekhouder beslist op basis van uw interne drempels.

De keys op uw pc’s uitrollen

Het principe is dat van een aankoop per stuk, zo vaak herhaald als nodig:

• Eén licentie per pc. Elke Windows-licentie activeert één machine en een Office-pakket voor 5 pc’s dekt vijf machines. Hoeveel licenties u ook bestelt, elke pc wordt afzonderlijk geactiveerd.
• Geen infrastructuur om op te zetten. Geen activeringsserver, geen beheerportaal: de activering gebeurt pc per pc, online bij Microsoft.
• Een intern register. Houd een spreadsheet bij die elke key koppelt aan zijn pc, zijn gebruiker en zijn activeringsdatum: dat bespaart u tijd bij de volgende vernieuwing.
• Systeemimages zijn welkom. Rol een basisimage zonder key uit en voer daarna de eigen key van elke pc in via Instellingen.

Rekenvoorbeeld: een kantoor met elf pc’s

Neem een boekhoudkantoor met elf pc’s. Een eenvoudige bestelling ziet er zo uit: elf licenties Windows 11 Pro en, voor het kantoorpakket, twee pakketten Office 2021 Professional Plus (5 pc’s) plus één losse licentie van dezelfde versie voor de elfde pc. Verkiest het kantoor een versie die Microsoft nog ondersteunt, dan doen elf licenties Office 2024 Professional Plus hetzelfde werk. In beide gevallen komt alles in één bestelling binnen, met één factuur met btw, en wordt elke pc daarna afzonderlijk ingesteld.

Voor een gemengd machinepark is een gangbare combinatie Windows 11 Pro op elke pc plus een Office-pakket voor het team, en Windows 10 Enterprise LTSC alleen op speciale machines die niet mogen veranderen. Onze gids over Office voor bedrijven helpt u het pakket te kiezen, en onze pagina over software voor kleine bedrijven behandelt ook servers.

Grotere bestellingen: plan voordat u koopt

Gaat u twintig pc’s of meer uitrollen, schrijf dan vóór het afronden van uw winkelwagen naar ons ondersteuningsteam: we bevestigen de hoeveelheden voor de producten die u nodig hebt, en u ontvangt één factuur voor de hele bestelling. Ons team antwoordt per e-mail, 7 dagen per week, gemiddeld binnen 2 uur.

Drie vragen helpen om de bestelling af te bakenen:

• Welke pc’s hebben een professioneel systeem nodig? Windows 11 Pro is vereist om lid te worden van een domein, met BitLocker te versleutelen of verbindingen met Extern bureaublad te ontvangen.
• Wie heeft welke kantoortoepassingen nodig? Gebruikers van Access hebben Professional Plus nodig. Voor alle anderen dekt elk van de bovenstaande pakketten Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Welke machines moeten onveranderd blijven? Productie- of meet-pc’s die geen functie-updates mogen krijgen, zijn de natuurlijke plek voor de LTSC-editie.