Windows- og Office-licenser til virksomheder: faktura, moms og lovlighed

Ja, et selskab, en forening eller en enkeltmandsvirksomhed kan købe en Windows- eller Office-licens hos en forhandler og bruge den erhvervsmæssigt. Momsen på fakturaen kan fratrækkes, hvis virksomheden er momsregistreret og bruger licensen til sin momspligtige aktivitet, efter reglerne i sit land; det kan den ikke under en momsfritagelsesordning for små virksomheder. Hos Euroshopkey leveres hver ordre med en faktura, der viser beløbet uden moms, momsen og totalen, udstedt af det selskab, der driver butikken, sendt med din nøgle og tilgængelig på din kundekonto. Microsoft Office 2024 Pro Plus koster 24,90€ til én pc, livsvarigt, og fås også som pakke til 5 pc’er. Videresalg af brugte softwarelicenser er lovligt i Den Europæiske Union.

Indhold

• 1. Køb hos en forhandler
• 2. Din erhvervsfaktura
• 3. Fradrag for momsen
• 4. Bogføring af licensen
• 5. Antal pc’er og pris
• 6. Ved en licenskontrol
• 7. Elektronisk fakturering i Europa
• 8. Enkeltmandsvirksomheder og momsfritagelse
• Sådan foregår det
• Derfor Euroshopkey
• Ofte stillede spørgsmål
• Kilder
• Relaterede artikler

1. Kan en virksomhed købe en Office-licens hos en forhandler?

Ja, og det er det mest almindelige tilfælde for helt små virksomheder, små og mellemstore virksomheder og freelancere, der ikke har en virksomhedslicensaftale med Microsoft.

Erhvervsmæssig brug afhænger af udgaven og ikke af butikken. Professional Plus-udgaverne er dem, der er udviklet til virksomhedens arbejdspladser: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote og Access som engangskøb. Home & Student-udgaverne er beregnet til privat brug og indeholder hverken Outlook eller Access.

Din ret til at købe hos en forhandler afhænger ikke af din selskabsform.

Det, du køber hos Euroshopkey, er en ægte Microsoft-licens, der er aktiveret på Microsofts servere, med en aktiveringsgaranti. Hvis du vil vælge den udgave, der passer til størrelsen på din pc-park, kan du se vores side Office 2024 Pro Plus.

2. Hvilken faktura får en virksomhed, når den køber en Office-licens?

En faktura i din virksomheds navn, hvis du indtaster det i kassen, med beløbet uden moms samt momssats og momsbeløb, udstedt af det selskab, der driver Euroshopkey. Det er dette dokument og ikke ordrebekræftelsen, der gør købet gyldigt over for din revisor og over for en kontrollør.

Mellem virksomheder kræver EU’s momsdirektiv (direktiv 2006/112/EF, artikel 226), at en faktura blandt andet viser:

• udstedelsesdatoen og et unikt fortløbende nummer;
• leverandørens momsregistreringsnummer;
• leverandørens og kundens fulde navn og adresse;
• mængden og arten af det leverede og leveringsdatoen, hvis den afviger fra fakturadatoen;
• beskatningsgrundlaget, enhedsprisen uden moms, den anvendte momssats og det skyldige momsbeløb.

Nationale regler kan kræve yderligere oplysninger, for eksempel betalingsbetingelser eller sanktioner ved forsinket betaling. I praksis skal du ved bestillingen indtaste dit selskabsnavn og din faktureringsadresse nøjagtigt som registreret. Fakturaen sendes på e-mail sammen med nøglen og kan til enhver tid hentes på din kundekonto. Vores support på e-mail 7 dage om ugen kan sende den til dig igen, hvis det er nødvendigt.

3. Kan momsen på en Office-licens, som en virksomhed har købt, fratrækkes?

Ja, hvis din virksomhed er momsregistreret, og licensen bruges til dens momspligtige aktivitet: momsen på fakturaen kan så fratrækkes som ved ethvert andet erhvervsmæssigt køb, efter reglerne i dit land. Tre betingelser skal være opfyldt.

1. Være momsregistreret og momspligtig. Under en momsfritagelsesordning for små virksomheder kan intet fratrækkes.
2. Være i besiddelse af den originale faktura i virksomhedens navn med momssats og momsbeløb angivet hver for sig.
3. Bruge købet i virksomheden. En kontorpakke, der er installeret på en arbejdscomputer, opfylder klart denne betingelse.

På fakturaen viser hver linje enhedsprisen uden moms, derefter momsen og totalen inklusive moms: momsen er det, du får fradrag for, og beløbet uden moms er din reelle udgift.

Det betyder også noget, hvor sælgeren er etableret. Moms opkrævet af en sælger, der er etableret i dit eget land, indgår i din sædvanlige momsangivelse. Moms opkrævet af en sælger, der er etableret i et andet EU-land, fratrækkes ikke i denne angivelse: den kræves tilbage fra det pågældende land via EU’s elektroniske procedure for momsrefusion, som har mindstebeløb for anmodninger. Din revisor kan fortælle dig, hvilket tilfælde der gælder, og om en anmodning kan betale sig.

4. Hvordan bogfører man en Windows- eller Office-licens til lav pris?

Som en udgift for året i næsten alle tilfælde: beløbet ligger under de grænser for aktiver af lav værdi, over hvilke software normalt aktiveres. Et køb til denne pris berettiger hverken til en anlægsregistrering eller en afskrivningsplan.

• Straksfradrag: udgiften fratrækkes i overskuddet for det regnskabsår, hvor den afholdes.
• Immaterielt aktiv: indregnes som en licens blandt de immaterielle anlægsaktiver og afskrives derefter. Denne behandling er beregnet til erhvervsstyringssoftware.

Grænserne for aktiver af lav værdi er forskellige fra land til land, og en licens til de priser, der vises på denne side, ligger normalt under dem. Din revisor afgør den nøjagtige konto.

Skatteordninger med standardsatser for mikrovirksomheder: hvis dit overskud beskattes efter en fast sats, fratrækker du ikke dine faktiske udgifter, da standardfradraget erstatter dem. Fakturaen er stadig nyttig: den dokumenterer, at licensen tilhører dig.

5. Hvor mange pc’er skal du dække, og til hvilken pris?

Én licens dækker én pc: til fem computere udstyrer pakken Office 2024 Pro Plus til 5 pc’er dem alle med én ordre.

• Licensen er knyttet til maskinen og ikke til personen: en medarbejder med en stationær og en bærbar bruger to licenser.
• En pakke til 5 pc’er betyder én ordre, én faktura, én bogføringspost og fem aktiveringer.

Microsofts kalender betyder også noget: supporten til Office 2021 udløber den 13. oktober 2026, mens Office LTSC 2024, som Professional Plus-udgaven hører til, understøttes indtil den 9. oktober 2029.

På sin side med sammenligning af planer opfører Microsoft Microsoft 365 Personal som et årligt abonnement og Office Home 2024 som et engangskøb. Office 2024 Pro Plus til 24,90€ betales kun én gang.

6. Hvad skal du kunne vise ved en licenskontrol?

Tre dokumenter er nok: købsfakturaen, produktnøglen og pc’ens aktiveringsskærm, der viser, at Windows eller Office er aktiveret på Microsofts servere. Sammen dokumenterer de en rettighed, der er erhvervet mod vederlag, på en bestemt dato.

Før et sporingsark: maskine og serienummer, produkt og udgave, anvendt nøgle, aktiveringsdato, fakturanummer.

Opbevar fakturaerne sammen med dine øvrige regnskabsbilag, så længe reglerne i dit land kræver det. En udgiver, der stiller spørgsmål til en installation, henvender sig til den virksomhed, der bruger softwaren, og ikke til forhandleren: fakturaen dokumenterer købet og dets dato, nøglen dokumenterer rettigheden, og aktiveringen bekræfter, at Microsofts servere genkender licensen. Hvis en nøgle skulle blive afvist ved en geninstallation, gælder aktiveringsgarantien, som forklaret i vores guide Windows-nøglen virker ikke: hvad skal du gøre.

7. Elektronisk fakturering: hvad der ændrer sig i Europa

Elektronisk fakturering mellem virksomheder bliver obligatorisk i hele Den Europæiske Union, land for land og efter nationale tidsplaner. Hvor den gælder, vedrører den både den virksomhed, der køber en softwarelicens, og sælgeren.

De vigtigste milepæle at holde øje med:

• På nationalt plan: hvert land fastsætter sine egne datoer for modtagelse og udstedelse af elektroniske fakturaer, og dine skattemyndigheder eller din revisor kan fortælle dig, hvilke der gælder for din virksomhed;
• 1. juli 2030: under EU’s pakke ”moms i den digitale tidsalder” (Rådets direktiv (EU) 2025/516 af 11. marts 2025) bliver strukturerede elektroniske fakturaer obligatoriske for grænseoverskridende transaktioner mellem virksomheder i EU.

For køberen handler kravet først og fremmest om datakvalitet: uden det nøjagtige selskabsnavn og den registrerede adresse kan fakturaen ikke knyttes til den rigtige sag.

8. Enkeltmandsvirksomheder: hvad en momsfritagelsesordning ændrer

Under en momsfritagelsesordning for små virksomheder opkræver du ikke moms, og du får den heller ikke fratrukket: en Office 2024 Pro Plus-licens koster dig 24,90€, dens pris inklusive moms. Det er den eneste forskel i forhold til et momsregistreret selskab.

• Dine egne fakturaer bærer den momsfritagelsesangivelse, der kræves i dit land. De fakturaer, du modtager, indeholder moms, som er en udgift for dig.
• Fakturaen er stadig afgørende: bevis for ejerskab, bilag ved en kontrol, erhvervelsesdato.
• Krav om elektronisk fakturering kan også gælde for dig, afhængigt af dit lands tidsplan.
• Hvis du forlader fritagelsesordningen, kan momsen på dine køb fratrækkes på de betingelser, der er beskrevet i afsnit 3.

Til én pc sætter pakken Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus til 27,90€ en ny computer op på én faktura; vores side Microsoft Office viser kombinationerne. Ifølge Microsoft nåede Windows 10 slutningen af sin support den 14. oktober 2025 og modtager ikke længere sikkerhedsopdateringer, undtagen på pc’er, der er tilmeldt programmet Extended Security Updates (ESU).

Sådan foregår det

1. Du afgiver din ordre og indtaster dit selskabsnavn og din faktureringsadresse i kassen.
2. Du modtager nøglen på e-mail, få minutter efter betalingen for langt de fleste ordrer, med det officielle downloadlink.
3. Du aktiverer pc’en ved at indtaste nøglen: aktiveringen sker på Microsofts servere med en aktiveringsgaranti.
4. Du arkiverer fakturaen, som du modtager på e-mail, og giver den derefter videre til din revisor. Supporten svarer på e-mail 7 dage om ugen inden for 2 timer i gennemsnit.

Ofte stillede spørgsmål

Kan en enkeltmandsvirksomhed købe en Office-licens med en faktura i virksomhedens navn?

Ja. Indtast din virksomheds navn og adresse, når du bestiller: fakturaen udstedes så i virksomhedens navn og tjener som regnskabsbilag og som bevis for ejerskab.

Kan momsen på en Office-licens, der er købt til en virksomhed, fratrækkes?

Kun hvis din virksomhed er momsregistreret og momspligtig, hvis fakturaen er i dens navn og viser momssats og momsbeløb, og hvis licensen bruges i virksomheden. Under en momsfritagelsesordning for små virksomheder kan den ikke. Hvis sælgeren er etableret i et andet EU-land, kræves momsen tilbage via EU’s procedure for momsrefusion og ikke i din sædvanlige angivelse: spørg din revisor.

Én licens pr. pc eller én licens pr. medarbejder?

Én licens pr. pc: den er knyttet til den computer, hvor softwaren er aktiveret, og ikke til personen. En medarbejder med en stationær og en bærbar har derfor brug for to licenser.

Skal en Office-licens, der er købt til en lav pris, aktiveres i regnskabet?

Nej, i praksis udgiftsføres den i købsåret. Grænserne for aktiver af lav værdi varierer fra land til land, men de ligger langt over prisen på en enkelt licens.

Hvad skal du kunne vise ved en licenskontrol?

Købsfakturaen, produktnøglen og et bevis for, at pc’en er aktiveret på Microsofts servere. Opbevar fakturaerne, så længe dit land kræver det, og før et ark, der knytter hver maskine til dens nøgle og dens fakturanummer.

Kilder

• Microsoft, livscyklus for Office LTSC 2024.
• Microsoft, livscyklus for Office LTSC 2021 og livscyklus for Office 2021.
• Microsoft, livscyklus for Windows 10.
• Rådets direktiv 2006/112/EF om et fælles merværdiafgiftssystem (artikel 168, fradragsret; artikel 226, oplysninger på fakturaen).
• Rådets direktiv (EU) 2025/516, momsregler for den digitale tidsalder (elektronisk fakturering ved grænseoverskridende transaktioner mellem virksomheder fra den 1. juli 2030).

Relaterede artikler

• Office 2021 eller Office 2024: hvilken version skal du vælge
• Windows-licenstyper: hvilken skal du vælge til dine computere
• Windows- og Office-pakker i 2026

🔑 Vores bedst sælgende licenser lige nu

Microsoft Office 2024 Pro Plus€24.90 · nøgle via e-mail på få minutterSe tilbuddetWindows 11 Professional€9.90 · nøgle via e-mail på få minutterSe tilbuddetWindows 11 Home€8.90 · nøgle via e-mail på få minutterSe tilbuddet

Ægte Microsoft-licenser · livstids ombytningsgaranti · e-mailsupport 24/7