Licence za Windows in Office za podjetja: račun, DDV, zakonitost

Da, podjetje, društvo ali samostojni podjetnik lahko pri prodajalcu kupi licenco za Windows ali Office in jo uporablja za poslovanje. DDV z računa je mogoče odbiti, če je podjetje zavezanec za DDV in licenco uporablja za obdavčeno dejavnost, v skladu s pravili svoje države; pri shemi oprostitve DDV za male podjetnike ga odbiti ni mogoče. Pri Euroshopkey vsako naročilo spremlja račun z zneskom brez DDV, DDV in skupnim zneskom, ki ga izda podjetje, ki vodi trgovino, poslan pa je s ključem in na voljo v vašem uporabniškem računu. Microsoft Office 2024 Pro Plus stane 24,90€ za en računalnik, doživljenjsko, na voljo pa je tudi kot paket za 5 računalnikov. Nadaljnja prodaja rabljenih programskih licenc je v Evropski uniji zakonita.

Kazalo

• 1. Nakup pri prodajalcu
• 2. Vaš poslovni račun
• 3. Odbitek DDV
• 4. Računovodsko evidentiranje licence
• 5. Število računalnikov in cena
• 6. Za primer revizije licenc
• 7. Elektronsko izdajanje računov v Evropi
• 8. Samostojni podjetniki in oprostitev DDV
• Kako deluje
• Zakaj Euroshopkey
• Pogosta vprašanja
• Viri
• Sorodni članki

1. Ali lahko podjetje kupi licenco za Office pri prodajalcu?

Da, to je najpogostejši primer za zelo majhna podjetja, mala in srednja podjetja ter samostojne podjetnike, ki nimajo podjetniške licenčne pogodbe z Microsoftom.

Poslovna uporaba je odvisna od izdaje, ne od trgovine. Izdaje Professional Plus so namenjene poslovnim delovnim postajam: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote in Access, kot enkratni nakup. Izdaje Home & Student so namenjene domači uporabi in ne vključujejo ne Outlooka ne Accessa.

Vaša pravica do nakupa pri prodajalcu ni odvisna od vaše pravne oblike.

Pri Euroshopkey kupite pristno licenco Microsoft, aktivirano na Microsoftovih strežnikih, z jamstvom aktiviranja. Za izbiro izdaje glede na velikost vašega računalniškega parka si oglejte našo stran Office 2024 Pro Plus.

2. Kakšen račun dobi podjetje ob nakupu licence za Office?

Račun na ime vašega podjetja, če ga vnesete ob zaključku nakupa, z zneskom brez DDV ter stopnjo in zneskom DDV, ki ga izda podjetje, ki vodi Euroshopkey. Ta dokument, ne potrditev naročila, naredi nakup veljaven za vašega računovodjo in za revizorja.

Med podjetji direktiva EU o DDV (Direktiva 2006/112/ES, člen 226) zahteva, da je na računu med drugim navedeno:

• datum izdaje in enolična zaporedna številka;
• identifikacijska številka dobavitelja za DDV;
• polno ime in naslov dobavitelja ter kupca;
• količina in vrsta dobavljenega ter datum dobave, če se razlikuje od datuma računa;
• davčna osnova, cena na enoto brez DDV, uporabljena stopnja DDV in znesek DDV, ki ga je treba plačati.

Nacionalna pravila lahko zahtevajo dodatne podatke, na primer plačilne roke ali kazni za zamudo pri plačilu. V praksi ob naročilu vnesite ime podjetja in naslov za izstavitev računa natanko tako, kot sta registrirana. Račun je poslan po e-pošti skupaj s ključem in ga lahko kadar koli prenesete iz svojega uporabniškega računa. Naša podpora po e-pošti 7 dni v tednu vam ga po potrebi pošlje znova.

3. Ali je mogoče odbiti DDV pri licenci za Office, ki jo kupi podjetje?

Da, če je vaše podjetje zavezanec za DDV in se licenca uporablja za njegovo obdavčeno dejavnost: DDV z računa je takrat mogoče odbiti kot pri vsakem poslovnem nakupu, v skladu s pravili vaše države. Izpolnjeni morajo biti trije pogoji.

1. Biti vpisan v evidenco zavezancev za DDV. Pri shemi oprostitve DDV za male podjetnike ni mogoče odbiti ničesar.
2. Imeti izvirni račun na ime podjetja, na katerem sta stopnja in znesek DDV navedena ločeno.
3. Nakup uporabljati za poslovanje. Pisarniški paket, nameščen na službenem računalniku, ta pogoj očitno izpolnjuje.

Na računu vsaka vrstica prikazuje ceno na enoto brez DDV, nato DDV in skupni znesek z DDV: DDV je tisto, kar odbijete, znesek brez DDV pa je vaš dejanski strošek.

Pomembno je tudi, kje je prodajalec ustanovljen. DDV, ki ga obračuna prodajalec iz vaše države, gre v običajno napoved DDV. DDV, ki ga obračuna prodajalec iz druge države EU, se v tej napovedi ne odbija: zahtevati ga je treba nazaj od te države po evropskem elektronskem postopku vračila DDV, ki ima najnižje zneske zahtevkov. Vaš računovodja vam bo povedal, kateri primer velja in ali se zahtevek splača.

4. Kako evidentirati poceni licenco za Windows ali Office?

Skoraj vedno kot odhodek tekočega leta: znesek je pod pragovi male vrednosti, nad katerimi se programska oprema običajno aktivira. Nakup po taki ceni ne upravičuje ne vpisa med osnovna sredstva ne amortizacijskega načrta.

• Takojšnji odhodek: strošek se odšteje od dobička poslovnega leta, v katerem je nastal.
• Neopredmeteno sredstvo: evidentirano kot licenca med neopredmetenimi osnovnimi sredstvi, nato amortizirano. Ta obravnava je namenjena paketom programske opreme za vodenje podjetja.

Pragovi male vrednosti se od države do države razlikujejo, licenca po cenah, prikazanih na tej strani, pa običajno ostane pod njimi. Natančen konto določi vaš računovodja.

Pavšalni davčni sistemi za mikropodjetja: če se vaš dobiček obdavči pavšalno, dejanskih stroškov ne odbijate, saj jih nadomesti pavšalna odbitna postavka. Račun ostaja koristen: dokazuje, da licenca pripada vam.

5. Koliko računalnikov morate pokriti in po kakšni ceni?

Ena licenca pokrije en računalnik: za pet računalnikov paket Office 2024 Pro Plus za 5 računalnikov opremi vse z enim naročilom.

• Licenca je vezana na napravo, ne na osebo: zaposleni z namiznim in prenosnim računalnikom uporablja dve licenci.
• Paket za 5 računalnikov pomeni eno naročilo, en račun, en računovodski vpis in pet aktiviranj.

Pomemben je tudi Microsoftov koledar: konec podpore za Office 2021 je 13. oktobra 2026, medtem ko je Office LTSC 2024, kamor spada izdaja Professional Plus, podprt do 9. oktobra 2029.

Na svoji strani s primerjavo paketov Microsoft navaja Microsoft 365 Personal kot letno naročnino in Office Home 2024 kot enkratni nakup. Office 2024 Pro Plus za 24,90€ plačate samo enkrat.

6. Kaj morate znati pokazati ob reviziji licenc?

Zadostujejo trije dokumenti: nakupni račun, ključ izdelka in zaslon aktiviranja računalnika, ki prikazuje, da je Windows ali Office aktiviran na Microsoftovih strežnikih. Skupaj dokazujejo za plačilo pridobljeno pravico na določen datum.

Vodite evidenčni list: naprava in serijska številka, izdelek in izdaja, uporabljeni ključ, datum aktiviranja, številka računa.

Račune hranite skupaj z drugo računovodsko dokumentacijo tako dolgo, kot zahtevajo pravila vaše države. Izdajatelj, ki dvomi o neki namestitvi, se obrne na podjetje, ki programsko opremo uporablja, ne na prodajalca: račun dokazuje nakup in njegov datum, ključ dokazuje pravico, aktiviranje pa potrjuje, da Microsoftovi strežniki licenco prepoznajo. Če bi bil ključ ob ponovni namestitvi zavrnjen, velja jamstvo aktiviranja, kot je razloženo v našem vodniku Ključ za Windows ne deluje: kaj storiti.

7. Elektronski računi: kaj se spreminja v Evropi

Elektronsko izdajanje računov med podjetji postaja obvezno v vsej Evropski uniji, po državah in po nacionalnih časovnicah. Kjer velja, zadeva podjetje, ki kupi programsko licenco, prav tako kot prodajalca.

Mejniki, ki si jih velja zapomniti:

• Na nacionalni ravni: vsaka država določi svoje datume za prejemanje in izdajanje elektronskih računov, vaš davčni organ ali računovodja pa vam bo povedal, kateri veljajo za vaše podjetje;
• 1. julij 2030: v okviru svežnja EU »DDV v digitalni dobi« (Direktiva Sveta (EU) 2025/516 z dne 11. marca 2025) strukturirani elektronski računi postanejo obvezni za čezmejne transakcije med podjetji v EU.

Za kupca gre zahteva predvsem za kakovost podatkov: brez natančnega imena podjetja in sedeža računa ni mogoče povezati s pravim spisom.

8. Samostojni podjetniki: kaj spremeni oprostitev DDV

Pri shemi oprostitve DDV za male podjetnike DDV ne zaračunavate in ga ne odbijate: licenca za Office 2024 Pro Plus vas stane 24,90€, to je njena cena z DDV. To je edina razlika v primerjavi s podjetjem, zavezanim za DDV.

• Vaši računi vsebujejo besedilo o oprostitvi DDV, ki ga zahteva vaša država. Računi, ki jih prejmete, DDV vključujejo, kar je za vas strošek.
• Račun ostaja bistven: dokaz lastništva, podporni dokument pri reviziji, datum pridobitve.
• Obveznosti elektronskega izdajanja računov lahko veljajo tudi za vas, glede na časovnico vaše države.
• Če izstopite iz sheme oprostitve, postane DDV pri vaših nakupih odbiten pod pogoji, opisanimi v razdelku 3.

Za en sam računalnik paket Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus za 27,90€ opremi nov računalnik z enim računom; naša stran Microsoft Office navaja vse kombinacije. Po navedbah Microsofta se je podpora za Windows 10 končala 14. oktobra 2025 in ne prejema več varnostnih posodobitev, razen na računalnikih, vpisanih v program razširjenih varnostnih posodobitev (ESU).

Kako deluje

1. Oddate naročilo in ob zaključku nakupa vnesete ime podjetja in naslov za izstavitev računa.
2. Ključ prejmete po e-pošti, pri veliki večini naročil nekaj minut po plačilu, skupaj z uradno povezavo za prenos.
3. Aktivirate računalnik z vnosom ključa: aktiviranje poteka na Microsoftovih strežnikih, z jamstvom aktiviranja.
4. Prejeti račun shranite in ga posredujete računovodji. Podpora odgovarja po e-pošti 7 dni v tednu, v 24 urah.

Pogosta vprašanja

Ali lahko samostojni podjetnik kupi licenco za Office z računom na ime podjetja?

Da. Ob naročilu vnesite ime svojega podjetja in njegov naslov: račun je nato izdan na ime podjetja in služi kot računovodski dokument ter dokaz lastništva.

Ali je mogoče odbiti DDV pri licenci za Office, kupljeni za podjetje?

Samo če je vaše podjetje zavezanec za DDV, če je račun izdan na njegovo ime in prikazuje stopnjo ter znesek DDV in če se licenca uporablja za poslovanje. Pri shemi oprostitve DDV za male podjetnike ni mogoče. Če je prodajalec ustanovljen v drugi državi EU, se DDV zahteva nazaj po evropskem postopku vračila DDV in ne v vaši običajni napovedi: vprašajte računovodjo.

Ena licenca na računalnik ali ena licenca na zaposlenega?

Ena licenca na računalnik: vezana je na računalnik, na katerem je programska oprema aktivirana, ne na osebo. Zaposleni z namiznim in prenosnim računalnikom torej potrebuje dve licenci.

Ali je treba poceni licenco za Office aktivirati kot osnovno sredstvo?

Ne, v praksi se evidentira kot odhodek v letu nakupa. Pragovi male vrednosti se od države do države razlikujejo, vendar so precej nad ceno ene licence.

Kaj morate znati pokazati ob reviziji licenc?

Nakupni račun, ključ izdelka in dokaz, da je računalnik aktiviran na Microsoftovih strežnikih. Račune hranite tako dolgo, kot zahteva vaša država, in vodite list, ki vsako napravo povezuje z njenim ključem in številko računa.

Viri

• Microsoft, življenjski cikel izdelka Office LTSC 2024.
• Microsoft, življenjski cikel izdelka Office LTSC 2021 in življenjski cikel izdelka Office 2021.
• Microsoft, življenjski cikel sistema Windows 10.
• Direktiva Sveta 2006/112/ES o skupnem sistemu davka na dodano vrednost (člen 168, pravica do odbitka; člen 226, podatki na računu).
• Direktiva Sveta (EU) 2025/516, pravila o DDV za digitalno dobo (elektronsko izdajanje računov za čezmejne transakcije med podjetji od 1. julija 2030).

Sorodni članki

• Office 2021 ali Office 2024: katero različico izbrati
• Vrste licenc za Windows: katera za vaše računalnike
• Paketi Windows in Office leta 2026

🔑 Naše trenutno najbolje prodajane licence

Microsoft Office 2024 Pro Plus€24.90 · ključ po e-pošti v nekaj minutahOglejte si ponudboWindows 11 Professional€9.90 · ključ po e-pošti v nekaj minutahOglejte si ponudboWindows 11 Home€8.90 · ključ po e-pošti v nekaj minutahOglejte si ponudbo

Pristne licence Microsoft · dosmrtna garancija zamenjave · e-poštna podpora 24/7