Windows- ja Office-lisenssit yritykselle: lasku, ALV ja laillisuus

Kyllä, yritys, yhdistys tai yksityinen elinkeinonharjoittaja voi ostaa Windows- tai Office-lisenssin jälleenmyyjältä ja käyttää sitä liiketoiminnassa. Laskun arvonlisäveron voi vähentää, jos yritys on arvonlisäverovelvollinen ja käyttää lisenssiä verollisessa toiminnassaan oman maansa sääntöjen mukaisesti; pienyritysten arvonlisäverovapautuksen piirissä sitä ei voi vähentää. Euroshopkeyssä jokaiseen tilaukseen kuuluu lasku, josta käyvät ilmi verottomat summa, arvonlisävero ja loppusumma. Sen antaa kauppaa pyörittävä yritys, ja se lähetetään avaimen mukana sekä on saatavilla asiakastililtäsi. Microsoft Office 2024 Pro Plus maksaa 24,90€ yhdelle tietokoneelle, elinikäisesti, ja se on saatavilla myös 5 tietokoneen pakettina. Käytettyjen ohjelmistolisenssien jälleenmyynti on laillista Euroopan unionissa.

Sisällys

• 1. Ostaminen jälleenmyyjältä
• 2. Yrityksen lasku
• 3. Arvonlisäveron palautus
• 4. Lisenssin kirjaaminen kirjanpitoon
• 5. Tietokoneiden määrä ja hinta
• 6. Lisenssitarkastuksen varalta
• 7. Sähköinen laskutus Euroopassa
• 8. Yksityiset elinkeinonharjoittajat ja arvonlisäverovapautus
• Näin se toimii
• Miksi Euroshopkey
• Usein kysytyt kysymykset
• Lähteet
• Aiheeseen liittyvät artikkelit

1. Voiko yritys ostaa Office-lisenssin jälleenmyyjältä?

Kyllä, ja se on yleisin tapaus mikroyrityksille, pk-yrityksille ja freelancereille, joilla ei ole yrityslisensointisopimusta Microsoftin kanssa.

Liiketoimintakäyttö riippuu versiosta, ei kaupasta. Professional Plus -versiot on suunniteltu yrityksen työasemille: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote ja Access kertaostoksena. Home & Student -versiot on tarkoitettu kotikäyttöön, eikä niihin sisälly Outlookia eikä Accessia.

Oikeutesi ostaa jälleenmyyjältä ei riipu yritysmuodostasi.

Euroshopkeystä ostamasi on aito Microsoft-lisenssi, joka aktivoidaan Microsoftin palvelimilla ja jolla on aktivointitakuu. Valitaksesi version laitekantasi kokoon sopivaksi tutustu Office 2024 Pro Plus -sivuumme.

2. Minkälaisen laskun yritys saa ostaessaan Office-lisenssin?

Laskun yrityksesi nimiin, jos syötät sen kassalla. Laskusta käyvät ilmi verottomat summa sekä arvonlisäveron prosentti ja määrä, ja sen antaa Euroshopkeyta pyörittävä yritys. Tämä asiakirja, ei tilausvahvistus, tekee ostoksesta kelvollisen kirjanpitäjällesi ja tarkastajalle.

Yritysten välisessä kaupassa EU:n arvonlisäverodirektiivi (direktiivi 2006/112/EY, 226 artikla) edellyttää, että laskussa on muun muassa:

• antopäivä ja yksilöllinen juokseva numero;
• toimittajan arvonlisäverotunniste;
• toimittajan ja asiakkaan koko nimi ja osoite;
• toimitettujen tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji sekä toimituspäivä, jos se poikkeaa laskun päivämäärästä;
• veron peruste, yksikköhinta ilman arvonlisäveroa, sovellettu arvonlisäveron prosentti ja maksettava arvonlisäveron määrä.

Kansalliset säännöt voivat edellyttää lisätietoja, kuten maksuehtoja tai viivästyskorkoja. Käytännössä syötä yrityksesi nimi ja laskutusosoite tilatessasi täsmälleen rekisteröidyssä muodossa. Lasku lähetetään sähköpostilla avaimen mukana, ja sen voi ladata asiakastililtäsi milloin tahansa. Tukemme, joka vastaa sähköpostilla seitsemänä päivänä viikossa, voi tarvittaessa lähettää sen sinulle uudelleen.

3. Voiko yrityksen ostaman Office-lisenssin arvonlisäveron palauttaa?

Kyllä, jos yrityksesi on arvonlisäverovelvollinen ja lisenssiä käytetään sen verollisessa toiminnassa: laskussa näkyvän arvonlisäveron voi tällöin vähentää kuten minkä tahansa yrityshankinnan veron, oman maasi sääntöjen mukaisesti. Kolmen ehdon on täytyttävä.

1. Olla arvonlisäverovelvollinen. Pienyritysten arvonlisäverovapautuksen piirissä mitään ei voi vähentää.
2. Säilyttää alkuperäinen lasku yrityksen nimellä, josta arvonlisäveron prosentti ja määrä käyvät erikseen ilmi.
3. Käyttää hankintaa liiketoiminnassa. Työtietokoneelle asennettu toimisto-ohjelmisto täyttää tämän ehdon selvästi.

Laskussa jokaisella rivillä näkyvät yksikköhinta ilman arvonlisäveroa, sen jälkeen arvonlisävero ja loppusumma verojen kanssa: arvonlisävero on se, minkä saat vähentää, ja verraton summa on todellinen kustannuksesi.

Myös myyjän sijoittautumismaalla on merkitystä. Oman maasi myyjän veloittama arvonlisävero kirjataan tavalliseen arvonlisäveroilmoitukseesi. Toiseen EU-maahan sijoittautuneen myyjän veloittamaa arvonlisäveroa ei vähennetä kyseisessä ilmoituksessa: se haetaan takaisin kyseiseltä maalta EU:n sähköisen arvonlisäveron palautusmenettelyn kautta, jossa on vähimmäishakemussummat. Kirjanpitäjäsi kertoo, kumpi tapaus on kyseessä ja kannattaako hakemus tehdä.

4. Miten edullinen Windows- tai Office-lisenssi kirjataan kirjanpitoon?

Lähes aina vuoden kuluna: summa jää alle vähäarvoisuusrajojen, joiden ylittyessä ohjelmisto yleensä aktivoidaan taseeseen. Tämänhintainen ostos ei oikeuta omaisuuserän kirjaamiseen eikä poistosuunnitelmaan.

• Välitön kulu: kustannus vähennetään sen tilikauden tuloksesta, jona se syntyy.
• Aineeton hyödyke: kirjataan lisenssinä aineettomiin hyödykkeisiin ja poistetaan sitten. Tämä käsittely on tarkoitettu liiketoiminnan hallintaohjelmistopaketeille.

Vähäarvoisuusrajat vaihtelevat maittain, ja tällä sivulla esitetyn hintainen lisenssi jää tavallisesti niiden alle. Tilikirjanpitäjäsi päättää tarkan tilin.

Mikroyritysten kiinteämääräiset verojärjestelmät: jos tulosi verotetaan kiinteämääräisesti, et vähennä todellisia kulujasi, koska kiinteä vähennys korvaa ne. Lasku on silti hyödyllinen: se todistaa lisenssin olevan sinun.

5. Kuinka monta tietokonetta kannattaa kattaa, ja millä kustannuksella?

Yksi lisenssi kattaa yhden tietokoneen: viidelle tietokoneelle Office 2024 Pro Plus 5 tietokoneen paketti varustaa ne kaikki yhdellä tilauksella.

• Lisenssi on sidottu koneeseen, ei henkilöön: työntekijä, jolla on pöytäkone ja kannettava, käyttää kahta lisenssiä.
• 5 tietokoneen paketti tarkoittaa yhtä tilausta, yhtä laskua, yhtä kirjanpitomerkintää ja viittä aktivointia.

Myös Microsoftin aikataulu on tärkeä: Office 2021:n tuen päättymispäivä on 13. lokakuuta 2026, kun taas Office LTSC 2024, johon Professional Plus -versio kuuluu, on tuettu 9. lokakuuta 2029 asti.

Tilausvertailusivullaan Microsoft esittelee Microsoft 365 Personalin vuositilauksena ja Office Home 2024:n kertaostoksena. Office 2024 Pro Plus hintaan 24,90€ maksetaan vain kerran.

6. Mitä pitää pystyä esittämään lisenssitarkastuksessa?

Kolme asiakirjaa riittää: ostolasku, tuoteavain ja tietokoneen aktivointinäkymä, josta käy ilmi, että Windows tai Office on aktivoitu Microsoftin palvelimilla. Yhdessä ne todistavat vastiketta vastaan tietyssä päivänä hankitun oikeuden.

Pidä seurantataulukkoa: kone ja sarjanumero, tuote ja versio, käytetty avain, aktivointipäivä, laskun numero.

Säilytä laskut muiden kirjanpitoasiakirjojen kanssa niin kauan kuin oman maasi säännöt edellyttävät. Ohjelmistotalo, joka kyseenalaistaa asennuksen, kääntyy ohjelmistoa käyttävän yrityksen eikä jälleenmyyjän puoleen: lasku todistaa ostoksen ja sen päivämäärän, avain todistaa oikeuden ja aktivointi vahvistaa, että Microsoftin palvelimet tunnistavat lisenssin. Jos avain hylättäisiin uudelleenasennuksen yhteydessä, aktivointitakuu on voimassa, kuten oppaassamme Windows-avain ei toimi: mitä tehdä selitetään.

7. Sähköinen laskutus: mikä muuttuu Euroopassa

Yritysten välinen sähköinen laskutus on tulossa pakolliseksi kaikkialla Euroopan unionissa maa kerrallaan ja kansallisten aikataulujen mukaisesti. Siellä, missä sitä sovelletaan, se koskee sekä ohjelmistolisenssin ostavaa yritystä että myyjää.

Muistettavat virstanpylväät:

• Kansallisella tasolla: jokainen maa asettaa omat päivämääränsä sähköisten laskujen vastaanottamiselle ja antamiselle, ja verohallintosi tai kirjanpitäjäsi kertoo, mitkä niistä koskevat yritystäsi;
• 1. heinäkuuta 2030: EU:n ”arvonlisävero digitaalisella aikakaudella” -paketin (neuvoston direktiivi (EU) 2025/516, 11. maaliskuuta 2025) mukaisesti jäsennellyistä sähköisistä laskuista tulee pakollisia EU:n sisäisessä yritysten välisessä rajat ylittävässä kaupassa.

Ostajalle vaatimus koskee ennen kaikkea tietojen laatua: ilman yrityksen tarkkaa nimeä ja rekisteröityä osoitetta laskua ei voi kohdistaa oikeaan aineistoon.

8. Yksityiset elinkeinonharjoittajat: mitä arvonlisäverovapautus muuttaa

Pienyritysten arvonlisäverovapautuksen piirissä et peri arvonlisäveroa etkä palauta sitä: Office 2024 Pro Plus -lisenssi maksaa sinulle 24,90€, eli sen arvonlisäverollisen hinnan. Se on ainoa ero arvonlisäverovelvolliseen yritykseen verrattuna.

• Omissa laskuissasi on maassasi vaadittu arvonlisäverovapautusta koskeva maininta. Saamasi laskut sisältävät arvonlisäveron, joka on sinulle kulu.
• Lasku on silti välttämätön: omistuksen todiste, tositteena tarkastuksessa, hankintapäivä.
• Sähköisen laskutuksen velvoitteet voivat koskea myös sinua maasi aikataulun mukaan.
• Jos poistut vapautusjärjestelmästä, ostosten arvonlisävero on vähennettävissä kohdassa 3 esitetyin ehdoin.

Yhdelle tietokoneelle Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus -paketti hintaan 27,90€ pystyttää uuden tietokoneen yhdellä laskulla; Microsoft Office -sivumme esittelee yhdistelmät. Microsoftin mukaan Windows 10:n tuki päättyi 14. lokakuuta 2025, eikä se enää saa tietoturvapäivityksiä, paitsi laajennettujen tietoturvapäivitysten (ESU) ohjelmaan liitetyillä tietokoneilla.

Näin se toimii

1. Teet tilauksen ja syötät yrityksesi nimen ja laskutusosoitteen kassalla.
2. Saat avaimen sähköpostilla valtaosassa tilauksista muutaman minuutin kuluttua maksusta, virallisen latauslinkin kanssa.
3. Aktivoit tietokoneen syöttämällä avaimen: aktivointi tapahtuu Microsoftin palvelimilla, ja sille on aktivointitakuu.
4. Arkistoit sähköpostilla saamasi laskun ja toimitat sen kirjanpitäjällesi. Tuki vastaa sähköpostilla seitsemänä päivänä viikossa 24 tunnin kuluessa.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko yksityinen elinkeinonharjoittaja ostaa Office-lisenssin yrityksen nimiin tehdyllä laskulla?

Kyllä. Syötä yrityksesi nimi ja osoite tilatessasi: lasku laaditaan tällöin yrityksen nimiin, ja se toimii kirjanpitoasiakirjana ja omistuksen todisteena.

Onko yritykselle ostetun Office-lisenssin arvonlisävero palautettavissa?

Vain jos yrityksesi on arvonlisäverovelvollinen, jos lasku on sen nimellä ja siinä näkyvät arvonlisäveron prosentti ja määrä sekä jos lisenssiä käytetään liiketoiminnassa. Pienyritysten arvonlisäverovapautuksen piirissä se ei ole palautettavissa. Jos myyjä on sijoittautunut toiseen EU-maahan, arvonlisävero haetaan takaisin EU:n arvonlisäveron palautusmenettelyllä tavallisen ilmoituksesi sijaan: kysy kirjanpitäjältäsi.

Yksi lisenssi tietokonetta vai yksi lisenssi työntekijää kohden?

Yksi lisenssi tietokonetta kohden: se on sidottu tietokoneeseen, jolla ohjelmisto aktivoidaan, ei henkilöön. Työntekijä, jolla on pöytäkone ja kannettava, tarvitsee siis kaksi lisenssiä.

Pitääkö edullisesti ostettu Office-lisenssi aktivoida taseeseen?

Ei, käytännössä se kirjataan kuluksi ostovuonna. Vähäarvoisuusrajat vaihtelevat maittain, mutta ne ovat selvästi yhden lisenssin hintaa korkeammat.

Mitä pitää pystyä esittämään lisenssitarkastuksessa?

Ostolasku, tuoteavain ja todiste siitä, että tietokone on aktivoitu Microsoftin palvelimilla. Säilytä laskut niin kauan kuin maasi edellyttää, ja pidä taulukkoa, jossa jokainen kone yhdistetään avaimeensa ja laskunumeroonsa.

Lähteet

• Microsoft, Office LTSC 2024:n elinkaari.
• Microsoft, Office LTSC 2021:n elinkaari ja Office 2021:n elinkaari.
• Microsoft, Windows 10:n elinkaari.
• Neuvoston direktiivi 2006/112/EY yhteisestä arvonlisäverojärjestelmästä (168 artikla, vähennysoikeus; 226 artikla, laskun tiedot).
• Neuvoston direktiivi (EU) 2025/516, arvonlisäverosäännöt digitaaliaikaa varten (sähköinen laskutus yritysten välisessä rajat ylittävässä kaupassa 1. heinäkuuta 2030 alkaen).

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Office 2021 vai Office 2024: kumman version valitset
• Windows-lisenssityypit: mikä sopii tietokoneillesi
• Windows- ja Office-paketit vuonna 2026

🔑 Tällä hetkellä myydyimmät lisenssimme

Microsoft Office 2024 Pro Plus€24.90 · avain sähköpostitse muutamassa minuutissaKatso tarjousWindows 11 Professional€9.90 · avain sähköpostitse muutamassa minuutissaKatso tarjousWindows 11 Home€8.90 · avain sähköpostitse muutamassa minuutissaKatso tarjous

Aidot Microsoft-lisenssit · elinikäinen vaihtotakuu · sähköpostituki 24/7