Windows- en Office-licenties voor bedrijven: factuur, btw en legaliteit

Ja, een bedrijf, een vereniging of een zelfstandige kan bij een wederverkoper een Windows- of Office-licentie kopen en die zakelijk gebruiken. De btw op de factuur kan worden teruggevorderd als het bedrijf btw-plichtig is en de licentie gebruikt voor zijn belaste activiteit, volgens de regels van zijn land; onder een btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen kan dat niet. Bij Euroshopkey hoort bij elke bestelling een factuur met het bedrag exclusief btw, de btw en het totaal, uitgereikt door het bedrijf dat de winkel runt, met je sleutel meegestuurd en beschikbaar in je klantaccount. Microsoft Office 2024 Pro Plus kost 24,90€ voor één pc, levenslang, en is ook verkrijgbaar als pakket voor 5 pc’s. De wederverkoop van gebruikte softwarelicenties is legaal in de Europese Unie.

Inhoud

• 1. Kopen bij een wederverkoper
• 2. Je zakelijke factuur
• 3. De btw terugvorderen
• 4. De licentie verwerken in de boekhouding
• 5. Aantal pc’s en prijs
• 6. Bij een licentiecontrole
• 7. E-facturatie in Europa
• 8. Zelfstandigen en btw-vrijstelling
• Zo werkt het
• Waarom Euroshopkey
• Veelgestelde vragen
• Bronnen
• Gerelateerde artikelen

1. Kan een bedrijf een Office-licentie bij een wederverkoper kopen?

Ja, en het is het meest voorkomende geval voor zeer kleine bedrijven, mkb-bedrijven en freelancers die geen zakelijke licentieovereenkomst met Microsoft hebben.

Zakelijk gebruik hangt af van de editie, niet van de winkel. Professional Plus-edities zijn bedoeld voor zakelijke werkplekken: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote en Access, als eenmalige aankoop. Home & Student-edities zijn bedoeld voor thuisgebruik en bevatten geen Outlook en geen Access.

Je recht om bij een wederverkoper te kopen hangt niet af van je rechtsvorm.

Wat je bij Euroshopkey koopt, is een echte Microsoft-licentie, geactiveerd op de servers van Microsoft, met een activeringsgarantie. Om de editie te kiezen die past bij de omvang van je computerpark, kun je onze pagina Office 2024 Pro Plus raadplegen.

2. Welke factuur krijgt een bedrijf bij de aankoop van een Office-licentie?

Een factuur op naam van je bedrijf als je die bij het afrekenen invult, met het bedrag exclusief btw en het btw-tarief en -bedrag, uitgereikt door het bedrijf dat Euroshopkey runt. Dat document, en niet de orderbevestiging, maakt de aankoop geldig voor je boekhouder en voor een controleur.

Tussen bedrijven verplicht de Europese btw-richtlijn (Richtlijn 2006/112/EG, artikel 226) dat een factuur onder meer vermeldt:

• de datum van uitreiking en een uniek volgnummer;
• het btw-identificatienummer van de leverancier;
• de volledige naam en het adres van de leverancier en van de klant;
• de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of diensten, en de datum van levering als die afwijkt van de factuurdatum;
• de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het verschuldigde btw-bedrag.

Nationale regels kunnen nog meer gegevens vereisen, zoals betalingsvoorwaarden of boetes bij te late betaling. Voer in de praktijk bij je bestelling de naam van je bedrijf en je factuuradres precies in zoals ze zijn geregistreerd. De factuur wordt per e-mail met de sleutel meegestuurd en kan op elk moment worden gedownload vanuit je klantaccount. Onze support, per e-mail 7 dagen per week, kan hem je zo nodig opnieuw toesturen.

3. Is de btw op een door een bedrijf gekochte Office-licentie terugvorderbaar?

Ja, als je bedrijf btw-plichtig is en de licentie wordt gebruikt voor zijn belaste activiteit: de btw die op de factuur staat, kan dan worden afgetrokken zoals die van elke zakelijke aankoop, volgens de regels van je land. Er moet aan drie voorwaarden worden voldaan.

1. Btw-plichtig zijn en btw verschuldigd zijn. Onder een btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen kan er niets worden teruggevorderd.
2. Over de originele factuur beschikken op naam van het bedrijf, met het btw-tarief en het btw-bedrag afzonderlijk vermeld.
3. De aankoop voor het bedrijf gebruiken. Een kantoorpakket dat op een werkcomputer is geïnstalleerd, voldoet daar duidelijk aan.

Op de factuur toont elke regel de eenheidsprijs exclusief btw, daarna de btw en het totaal inclusief btw: de btw is wat je terugvordert, en het bedrag exclusief btw zijn je werkelijke kosten.

Ook de plaats waar de verkoper is gevestigd speelt een rol. Btw die een in je eigen land gevestigde verkoper in rekening brengt, komt in je gebruikelijke btw-aangifte. Btw die een in een ander EU-land gevestigde verkoper in rekening brengt, wordt niet in die aangifte afgetrokken: ze wordt bij dat land teruggevraagd via de Europese elektronische procedure voor btw-teruggaaf, waarvoor minimumbedragen gelden. Je boekhouder vertelt je welk geval van toepassing is en of een aanvraag de moeite waard is.

4. Hoe verwerk je een goedkope Windows- of Office-licentie in de boekhouding?

In vrijwel alle gevallen als kosten van het jaar: het bedrag blijft onder de drempels voor goederen van geringe waarde waarboven software gewoonlijk als vast actief op de balans wordt gezet. Een aankoop tegen deze prijs rechtvaardigt geen vermelding als activum en geen afschrijvingsplan.

• Directe kosten: het bedrag wordt afgetrokken van de winst van het boekjaar waarin het is gemaakt.
• Immaterieel vast actief: als licentie opgenomen onder de immateriële vaste activa en daarna afgeschreven. Die behandeling is bedoeld voor bedrijfsbeheersoftware.

De drempels voor goederen van geringe waarde verschillen per land, en een licentie tegen de prijzen op deze pagina blijft er normaal onder. Je boekhouder bepaalt de exacte rekening.

Forfaitaire belastingregelingen voor micro-ondernemingen: als je winst forfaitair wordt belast, trek je je werkelijke kosten niet af, omdat de forfaitaire aftrek ze vervangt. De factuur blijft nuttig: ze bewijst dat de licentie van jou is.

5. Hoeveel pc’s moet je dekken, en tegen welke kosten?

Eén licentie dekt één pc: voor vijf computers rust het pakket Office 2024 Pro Plus voor 5 pc’s ze allemaal uit met één bestelling.

• De licentie is gekoppeld aan de machine, niet aan de persoon: een medewerker met een desktop en een laptop gebruikt twee licenties.
• Een pakket voor 5 pc’s betekent één bestelling, één factuur, één boeking en vijf activeringen.

Ook de kalender van Microsoft telt mee: de einddatum van de ondersteuning van Office 2021 is 13 oktober 2026, terwijl Office LTSC 2024, waartoe de Professional Plus-editie behoort, wordt ondersteund tot 9 oktober 2029.

Op zijn vergelijkingspagina van abonnementen vermeldt Microsoft Microsoft 365 Personal als jaarabonnement en Office Home 2024 als eenmalige aankoop. Office 2024 Pro Plus voor 24,90€ betaal je maar één keer.

6. Wat moet je kunnen laten zien bij een licentiecontrole?

Drie documenten volstaan: de aankoopfactuur, de productsleutel en het activeringsscherm van de pc waaruit blijkt dat Windows of Office op de servers van Microsoft is geactiveerd. Samen bewijzen ze een onder bezwarende titel verkregen recht, op een bepaalde datum.

Houd een overzichtsblad bij: machine en serienummer, product en editie, gebruikte sleutel, activeringsdatum, factuurnummer.

Bewaar de facturen bij je andere boekhoudstukken zolang de regels van je land dat vereisen. Een uitgever die een installatie in twijfel trekt, wendt zich tot het bedrijf dat de software gebruikt, niet tot de wederverkoper: de factuur bewijst de aankoop en de datum ervan, de sleutel bewijst het recht, en de activering bevestigt dat de servers van Microsoft de licentie herkennen. Zou een sleutel bij een herinstallatie worden geweigerd, dan geldt de activeringsgarantie, zoals uitgelegd in onze gids Windows-sleutel werkt niet: wat te doen.

7. E-facturatie: wat verandert er in Europa

Elektronische facturatie tussen bedrijven wordt in de hele Europese Unie verplicht, land voor land en volgens nationale tijdschema’s. Waar ze van toepassing is, betreft ze zowel het bedrijf dat een softwarelicentie koopt als de verkoper.

De mijlpalen om in gedachten te houden:

• Op nationaal niveau: elk land bepaalt zijn eigen data voor het ontvangen en uitreiken van elektronische facturen, en je belastingdienst of je boekhouder vertelt je welke voor jouw bedrijf gelden;
• 1 juli 2030: onder het EU-pakket “btw in het digitale tijdperk” (Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad van 11 maart 2025) worden gestructureerde elektronische facturen verplicht voor grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven binnen de EU.

Voor de koper gaat het vooral om de kwaliteit van de gegevens: zonder de exacte bedrijfsnaam en het exacte maatschappelijke adres kan de factuur niet aan het juiste dossier worden gekoppeld.

8. Zelfstandigen: wat een btw-vrijstellingsregeling verandert

Onder een btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen reken je geen btw aan en vorder je geen btw terug: een Office 2024 Pro Plus-licentie kost je 24,90€, de prijs inclusief btw. Dat is het enige verschil met een btw-plichtig bedrijf.

• Je eigen facturen dragen de btw-vrijstellingsvermelding die in je land vereist is. De facturen die je ontvangt bevatten wel btw, en dat zijn kosten voor jou.
• De factuur blijft essentieel: bewijs van eigendom, onderbouwing bij een controle, datum van verkrijging.
• Verplichtingen rond e-facturatie kunnen ook voor jou gelden, afhankelijk van het tijdschema van je land.
• Als je de vrijstellingsregeling verlaat, wordt de btw op je aankopen terugvorderbaar onder de voorwaarden uit hoofdstuk 3.

Voor één pc richt het pakket Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus voor 27,90€ een nieuwe computer in met één factuur; op onze pagina Microsoft Office staan de combinaties. Volgens Microsoft is de ondersteuning van Windows 10 op 14 oktober 2025 geëindigd en krijgt het geen beveiligingsupdates meer, behalve op pc’s die zijn aangemeld voor het programma Extended Security Updates (ESU).

Zo werkt het

1. Je plaatst je bestelling en voert bij het afrekenen de naam van je bedrijf en je factuuradres in.
2. Je ontvangt de sleutel per e-mail, voor de overgrote meerderheid van de bestellingen een paar minuten na betaling, met de officiële downloadlink.
3. Je activeert de pc door de sleutel in te voeren: de activering vindt plaats op de servers van Microsoft, met een activeringsgarantie.
4. Je archiveert de factuur die je per e-mail ontvangt en geeft haar door aan je boekhouder. De support antwoordt per e-mail 7 dagen per week, gemiddeld binnen 2 uur.

Veelgestelde vragen

Kan een zelfstandige een Office-licentie kopen met een factuur op naam van het bedrijf?

Ja. Voer bij je bestelling de naam van je bedrijf en het adres in: de factuur wordt dan op naam van het bedrijf opgemaakt en dient als boekhoudstuk en als bewijs van eigendom.

Is de btw op een voor een bedrijf gekochte Office-licentie terugvorderbaar?

Alleen als je bedrijf btw-plichtig is en btw verschuldigd is, als de factuur op zijn naam staat en het btw-tarief en -bedrag vermeldt, en als de licentie voor het bedrijf wordt gebruikt. Onder een btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen is dat niet zo. Is de verkoper in een ander EU-land gevestigd, dan wordt de btw teruggevraagd via de Europese procedure voor btw-teruggaaf in plaats van in je gebruikelijke aangifte: vraag het je boekhouder.

Eén licentie per pc of één licentie per medewerker?

Eén licentie per pc: ze is gekoppeld aan de computer waarop de software is geactiveerd, niet aan de persoon. Een medewerker met een desktop en een laptop heeft dus twee licenties nodig.

Moet een goedkoop gekochte Office-licentie als vast actief op de balans worden gezet?

Nee, in de praktijk wordt ze in het jaar van aankoop als kosten genomen. De drempels voor goederen van geringe waarde verschillen per land, maar ze liggen ruim boven de prijs van één licentie.

Wat moet je kunnen laten zien bij een licentiecontrole?

De aankoopfactuur, de productsleutel en het bewijs dat de pc op de servers van Microsoft is geactiveerd. Bewaar de facturen zolang je land dat vereist, en houd een blad bij dat elke machine koppelt aan haar sleutel en haar factuurnummer.

Bronnen

• Microsoft, levenscyclus van Office LTSC 2024.
• Microsoft, levenscyclus van Office LTSC 2021 en levenscyclus van Office 2021.
• Microsoft, levenscyclus van Windows 10.
• Richtlijn 2006/112/EG van de Raad betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde (artikel 168, recht op aftrek; artikel 226, gegevens op de factuur).
• Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad, btw-regels voor het digitale tijdperk (elektronische facturatie voor grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030).

Gerelateerde artikelen

• Office 2021 of Office 2024: welke versie kies je
• Soorten Windows-licenties: welke past bij jouw computers
• Windows- en Office-pakketten in 2026

🔑 Onze best verkochte licenties van dit moment

Microsoft Office 2024 Pro Plus€24.90 · sleutel per e-mail binnen enkele minutenBekijk de aanbiedingWindows 11 Professional€9.90 · sleutel per e-mail binnen enkele minutenBekijk de aanbiedingWindows 11 Home€8.90 · sleutel per e-mail binnen enkele minutenBekijk de aanbieding

Authentieke Microsoft-licenties · levenslange vervangingsgarantie · e-mailondersteuning 24/7