Windows- und Office-Lizenzen für Unternehmen: Rechnung, MwSt., Rechtslage

Ja, ein Unternehmen, ein Verein oder ein Einzelunternehmer kann bei einem Händler eine Windows- oder Office-Lizenz kaufen und geschäftlich nutzen. Die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer kann als Vorsteuer geltend gemacht werden, wenn das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist und die Lizenz für seine steuerpflichtige Tätigkeit nutzt, nach den Regeln seines Landes; im Rahmen einer Kleinunternehmerregelung ist das nicht möglich. Bei Euroshopkey enthält jede Bestellung eine Rechnung mit Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag, ausgestellt von dem Unternehmen, das den Shop betreibt, zusammen mit Ihrem Key verschickt und in Ihrem Kundenkonto abrufbar. Microsoft Office 2024 Pro Plus kostet 24,90€ für einen PC, unbefristet, und ist auch als 5-PC-Paket erhältlich. Der Weiterverkauf gebrauchter Softwarelizenzen ist in der Europäischen Union legal.

Inhalt

• 1. Beim Händler kaufen
• 2. Ihre Geschäftsrechnung
• 3. Die Mehrwertsteuer zurückholen
• 4. Die Lizenz buchhalterisch erfassen
• 5. Anzahl der PCs und Preis
• 6. Bei einem Lizenz-Audit
• 7. E-Rechnung in Europa
• 8. Einzelunternehmer und Mehrwertsteuerbefreiung
• So funktioniert es
• Warum Euroshopkey
• Häufig gestellte Fragen
• Quellen
• Ähnliche Artikel

1. Kann ein Unternehmen eine Office-Lizenz bei einem Händler kaufen?

Ja, und für Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen und Freiberufler ohne Unternehmens-Lizenzvertrag mit Microsoft ist das der häufigste Fall.

Die geschäftliche Nutzung hängt von der Edition ab, nicht vom Shop. Die Editionen Professional Plus sind für Arbeitsplätze in Unternehmen gedacht: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und Access, als Einmalkauf. Die Editionen Home & Student sind für die private Nutzung bestimmt und enthalten weder Outlook noch Access.

Ihr Recht, bei einem Händler zu kaufen, hängt nicht von Ihrer Rechtsform ab.

Bei Euroshopkey kaufen Sie eine echte Microsoft-Lizenz, die auf den Servern von Microsoft aktiviert wird, mit Aktivierungsgarantie. Welche Edition zur Größe Ihres Geräteparks passt, sehen Sie auf unserer Seite Office 2024 Pro Plus.

2. Welche Rechnung erhält ein Unternehmen beim Kauf einer Office-Lizenz?

Eine Rechnung auf den Namen Ihres Unternehmens, wenn Sie ihn an der Kasse eintragen, mit Nettobetrag sowie Steuersatz und Betrag der Mehrwertsteuer, ausgestellt von dem Unternehmen, das Euroshopkey betreibt. Dieses Dokument, nicht die Bestellbestätigung, macht den Kauf für Ihren Steuerberater und für einen Prüfer gültig.

Zwischen Unternehmen schreibt die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG, Artikel 226) vor, dass eine Rechnung unter anderem Folgendes enthalten muss:

• das Ausstellungsdatum und eine einmalige fortlaufende Nummer;
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers;
• den vollständigen Namen und die Anschrift des Lieferers und des Kunden;
• die Menge und die Art der gelieferten Leistung sowie den Zeitpunkt der Lieferung, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht;
• die Bemessungsgrundlage, den Einzelpreis ohne Mehrwertsteuer, den angewandten Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag.

Nationale Vorschriften können weitere Angaben verlangen, etwa Zahlungsbedingungen oder Verzugszinsen. Tragen Sie bei der Bestellung in der Praxis Ihren Firmennamen und Ihre Rechnungsadresse genau so ein, wie sie eingetragen sind. Die Rechnung wird zusammen mit dem Key per E-Mail verschickt und kann jederzeit aus Ihrem Kundenkonto heruntergeladen werden. Unser Support, per E-Mail an 7 Tagen pro Woche, kann sie Ihnen bei Bedarf erneut zusenden.

3. Ist die Mehrwertsteuer auf eine von einem Unternehmen gekaufte Office-Lizenz erstattungsfähig?

Ja, wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist und die Lizenz für seine steuerpflichtige Tätigkeit genutzt wird: Die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer kann dann wie bei jedem anderen betrieblichen Einkauf abgezogen werden, nach den Regeln Ihres Landes. Drei Bedingungen müssen erfüllt sein.

1. Umsatzsteuerpflichtig und steuerlich registriert sein. Im Rahmen einer Kleinunternehmerregelung kann nichts zurückgeholt werden.
2. Die Originalrechnung besitzen, ausgestellt auf den Namen des Unternehmens, mit getrennt ausgewiesenem Steuersatz und Steuerbetrag.
3. Den Einkauf für das Unternehmen nutzen. Ein Office-Paket, das auf einem Arbeitsrechner installiert ist, erfüllt diese Bedingung eindeutig.

Auf der Rechnung zeigt jede Zeile den Einzelpreis ohne Mehrwertsteuer, dann die Mehrwertsteuer und den Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer: Die Mehrwertsteuer holen Sie zurück, und der Nettobetrag sind Ihre tatsächlichen Kosten.

Auch der Sitz des Verkäufers spielt eine Rolle. Mehrwertsteuer, die ein in Ihrem eigenen Land ansässiger Verkäufer berechnet, geht in Ihre übliche Umsatzsteuervoranmeldung ein. Mehrwertsteuer eines in einem anderen EU-Land ansässigen Verkäufers wird in dieser Meldung nicht abgezogen: Sie wird bei diesem Land über das elektronische Mehrwertsteuer-Erstattungsverfahren der EU zurückgefordert, für das Mindestbeträge gelten. Ihr Steuerberater sagt Ihnen, welcher Fall zutrifft und ob sich ein Antrag lohnt.

4. Wie erfasst man eine günstige Windows- oder Office-Lizenz buchhalterisch?

In fast allen Fällen als Aufwand des Jahres: Der Betrag liegt unter den Geringwertigkeitsgrenzen, ab denen Software normalerweise als Anlagevermögen erfasst wird. Ein Kauf zu diesem Preis rechtfertigt weder ein Anlagenverzeichnis noch einen Abschreibungsplan.

• Sofortiger Aufwand: Die Kosten werden vom Gewinn des Geschäftsjahres abgezogen, in dem sie anfallen.
• Immaterieller Vermögensgegenstand: als Lizenz unter den immateriellen Anlagewerten erfasst und dann abgeschrieben. Diese Behandlung ist für betriebliche Management-Softwarepakete gedacht.

Die Geringwertigkeitsgrenzen unterscheiden sich von Land zu Land, und eine Lizenz zu den auf dieser Seite genannten Preisen liegt normalerweise darunter. Das genaue Konto bestimmt Ihr Steuerberater.

Pauschalbesteuerung für Kleinstunternehmen: Wird Ihr Gewinn pauschal besteuert, ziehen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben nicht ab, da der Pauschalabzug sie ersetzt. Die Rechnung bleibt trotzdem nützlich: Sie belegt, dass die Lizenz Ihnen gehört.

5. Wie viele PCs sollten Sie abdecken, und zu welchen Kosten?

Eine Lizenz deckt einen PC ab: Für fünf Computer rüstet das 5-PC-Paket Office 2024 Pro Plus sie alle mit einer einzigen Bestellung aus.

• Die Lizenz ist an das Gerät gebunden, nicht an die Person: Ein Mitarbeiter mit Desktop-PC und Laptop nutzt zwei Lizenzen.
• Ein 5-PC-Paket bedeutet eine Bestellung, eine Rechnung, eine Buchung und fünf Aktivierungen.

Auch der Kalender von Microsoft zählt: Das Supportende von Office 2021 ist der 13. Oktober 2026, während Office LTSC 2024, zu dem die Edition Professional Plus gehört, bis zum 9. Oktober 2029 unterstützt wird.

Auf seiner Seite zum Vergleich der Tarife führt Microsoft Microsoft 365 Personal als Jahresabonnement und Office Home 2024 als Einmalkauf auf. Office 2024 Pro Plus für 24,90€ wird nur einmal bezahlt.

6. Was sollten Sie bei einem Lizenz-Audit vorlegen können?

Drei Dokumente genügen: die Kaufrechnung, den Product Key und den Aktivierungsbildschirm des PCs, der zeigt, dass Windows oder Office auf den Servern von Microsoft aktiviert ist. Zusammen belegen sie einen entgeltlich erworbenen Titel zu einem bestimmten Datum.

Führen Sie eine Nachweisliste: Gerät und Seriennummer, Produkt und Edition, verwendeter Key, Aktivierungsdatum, Rechnungsnummer.

Bewahren Sie die Rechnungen so lange bei Ihren übrigen Buchhaltungsunterlagen auf, wie es die Vorschriften Ihres Landes verlangen. Stellt ein Hersteller eine Installation infrage, wendet er sich an das Unternehmen, das die Software nutzt, nicht an den Händler: Die Rechnung belegt den Kauf und sein Datum, der Key belegt den Titel, und die Aktivierung bestätigt, dass die Server von Microsoft die Lizenz anerkennen. Würde ein Key bei einer Neuinstallation abgelehnt, greift die Aktivierungsgarantie, wie in unserem Ratgeber Windows-Key funktioniert nicht: was tun erklärt.

7. E-Rechnung: Was sich in Europa ändert

Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen wird in der gesamten Europäischen Union verpflichtend, Land für Land und nach nationalen Zeitplänen. Wo sie gilt, betrifft sie das Unternehmen, das eine Softwarelizenz kauft, ebenso wie den Verkäufer.

Die Meilensteine, die Sie im Blick behalten sollten:

• Auf nationaler Ebene: Jedes Land legt eigene Termine für den Empfang und die Ausstellung elektronischer Rechnungen fest, und Ihre Steuerbehörde oder Ihr Steuerberater sagt Ihnen, welche für Ihr Unternehmen gelten;
• 1. Juli 2030: Im Rahmen des EU-Pakets „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025) werden strukturierte elektronische Rechnungen für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb der EU verpflichtend.

Für den Käufer geht es vor allem um die Datenqualität: Ohne den genauen Firmennamen und die eingetragene Anschrift lässt sich die Rechnung nicht dem richtigen Vorgang zuordnen.

8. Einzelunternehmer: Was eine Mehrwertsteuerbefreiung ändert

Im Rahmen einer Kleinunternehmerregelung erheben Sie keine Mehrwertsteuer und holen auch keine zurück: Eine Lizenz Office 2024 Pro Plus kostet Sie 24,90€, also ihren Preis einschließlich Mehrwertsteuer. Das ist der einzige Unterschied zu einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.

• Ihre eigenen Rechnungen tragen den in Ihrem Land vorgeschriebenen Hinweis auf die Mehrwertsteuerbefreiung. Die Rechnungen, die Sie erhalten, enthalten sehr wohl Mehrwertsteuer, die für Sie ein Kostenfaktor ist.
• Die Rechnung bleibt unverzichtbar: Eigentumsnachweis, Beleg bei einer Prüfung, Anschaffungsdatum.
• Pflichten zur E-Rechnung können je nach Zeitplan Ihres Landes auch für Sie gelten.
• Wenn Sie die Befreiungsregelung verlassen, wird die Mehrwertsteuer Ihrer Einkäufe unter den in Abschnitt 3 beschriebenen Bedingungen erstattungsfähig.

Für einen einzelnen PC richtet das Paket Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus für 27,90€ einen neuen Computer mit einer Rechnung ein; unsere Seite Microsoft Office listet die Kombinationen auf. Laut Microsoft hat Windows 10 am 14. Oktober 2025 das Supportende erreicht und erhält keine Sicherheitsupdates mehr, außer auf PCs, die im Programm für erweiterte Sicherheitsupdates (Extended Security Updates, ESU) angemeldet sind.

So funktioniert es

1. Sie geben Ihre Bestellung auf und tragen an der Kasse Ihren Firmennamen und Ihre Rechnungsadresse ein.
2. Sie erhalten den Key per E-Mail, bei den allermeisten Bestellungen wenige Minuten nach der Zahlung, zusammen mit dem offiziellen Download-Link.
3. Sie aktivieren den PC, indem Sie den Key eingeben: Die Aktivierung erfolgt auf den Servern von Microsoft, mit Aktivierungsgarantie.
4. Sie legen die per E-Mail erhaltene Rechnung ab und geben sie dann an Ihren Steuerberater weiter. Der Support antwortet per E-Mail an 7 Tagen pro Woche im Durchschnitt innerhalb von 2 Stunden.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Einzelunternehmer eine Office-Lizenz mit einer Rechnung auf den Namen des Unternehmens kaufen?

Ja. Tragen Sie bei der Bestellung den Namen Ihres Unternehmens und seine Anschrift ein: Die Rechnung wird dann auf den Namen des Unternehmens ausgestellt und dient als Buchungsbeleg und als Eigentumsnachweis.

Ist die Mehrwertsteuer auf eine für ein Unternehmen gekaufte Office-Lizenz erstattungsfähig?

Nur wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, wenn die Rechnung auf seinen Namen lautet und Steuersatz und Steuerbetrag ausweist und wenn die Lizenz für das Unternehmen genutzt wird. Im Rahmen einer Kleinunternehmerregelung ist sie es nicht. Ist der Verkäufer in einem anderen EU-Land ansässig, wird die Mehrwertsteuer über das EU-Erstattungsverfahren zurückgefordert und nicht in Ihrer üblichen Meldung: Fragen Sie Ihren Steuerberater.

Eine Lizenz pro PC oder eine Lizenz pro Mitarbeiter?

Eine Lizenz pro PC: Sie ist an den Computer gebunden, auf dem die Software aktiviert wird, nicht an die Person. Ein Mitarbeiter mit Desktop-PC und Laptop braucht daher zwei Lizenzen.

Muss eine günstig gekaufte Office-Lizenz als Anlagevermögen erfasst werden?

Nein, in der Praxis wird sie im Kaufjahr als Aufwand erfasst. Die Geringwertigkeitsgrenzen unterscheiden sich von Land zu Land, liegen aber weit über dem Preis einer einzelnen Lizenz.

Was sollten Sie bei einem Lizenz-Audit vorlegen können?

Die Kaufrechnung, den Product Key und den Nachweis, dass der PC auf den Servern von Microsoft aktiviert ist. Bewahren Sie die Rechnungen so lange auf, wie Ihr Land es verlangt, und führen Sie eine Liste, die jedes Gerät seinem Key und seiner Rechnungsnummer zuordnet.

Quellen

• Microsoft, Lebenszyklus von Office LTSC 2024.
• Microsoft, Lebenszyklus von Office LTSC 2021 und Lebenszyklus von Office 2021.
• Microsoft, Lebenszyklus von Windows 10.
• Richtlinie 2006/112/EG des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (Artikel 168, Vorsteuerabzug; Artikel 226, Angaben auf der Rechnung).
• Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates, Mehrwertsteuervorschriften für das digitale Zeitalter (elektronische Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen ab dem 1. Juli 2030).

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