Licențe Windows și Office pentru firme: factură, TVA, legalitate

Da, o societate, o asociație sau o persoană fizică autorizată poate cumpăra o licență Windows sau Office de la un revânzător și o poate folosi în scop profesional. TVA-ul de pe factură poate fi recuperat dacă firma este plătitoare de TVA și folosește licența pentru activitatea sa impozabilă, conform regulilor țării sale; nu poate fi recuperat în cadrul unui regim de scutire de TVA pentru întreprinderile mici. La Euroshopkey, fiecare comandă vine cu o factură care arată suma fără TVA, TVA-ul și totalul, emisă de societatea care administrează magazinul, trimisă împreună cu cheia și disponibilă în contul tău de client. Microsoft Office 2024 Pro Plus costă 24,90€ pentru un PC, pe viață, și există și ca pachet de 5 PC-uri. Revânzarea licențelor software folosite este legală în Uniunea Europeană.

Cuprins

• 1. Cumpărarea de la un revânzător
• 2. Factura firmei tale
• 3. Recuperarea TVA-ului
• 4. Evidența contabilă a licenței
• 5. Numărul de PC-uri și prețul
• 6. În cazul unui audit de licențe
• 7. Facturarea electronică în Europa
• 8. Persoane fizice autorizate și scutirea de TVA
• Cum funcționează
• De ce Euroshopkey
• Întrebări frecvente
• Surse
• Articole conexe

1. Poate o firmă să cumpere o licență Office de la un revânzător?

Da, și este cazul cel mai frecvent pentru întreprinderile foarte mici, IMM-uri și liber-profesioniști care nu au un acord de licențiere cu Microsoft.

Utilizarea profesională depinde de ediție, nu de magazin. Edițiile Professional Plus sunt cele concepute pentru stațiile de lucru din firme: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote și Access, cu achiziție unică. Edițiile Home & Student sunt destinate uzului personal și nu includ nici Outlook, nici Access.

Dreptul tău de a cumpăra de la un revânzător nu depinde de forma ta juridică.

Ceea ce cumperi la Euroshopkey este o licență Microsoft autentică, activată pe serverele Microsoft, cu garanție de activare. Pentru a alege ediția potrivită dimensiunii parcului tău de calculatoare, vezi pagina noastră Office 2024 Pro Plus.

2. Ce factură primește o firmă când cumpără o licență Office?

O factură pe numele firmei tale, dacă îl introduci la finalizarea comenzii, care arată suma fără TVA, cota și suma TVA, emisă de societatea care administrează Euroshopkey. Acel document, nu confirmarea comenzii, este cel care face achiziția valabilă pentru contabilul tău și pentru un auditor.

Între firme, Directiva TVA a UE (Directiva 2006/112/CE, articolul 226) cere ca o factură să indice, printre altele:

• data emiterii și un număr unic de ordine;
• codul de identificare TVA al furnizorului;
• numele complet și adresa furnizorului și ale clientului;
• cantitatea și natura a ceea ce se furnizează, precum și data livrării atunci când diferă de data facturii;
• baza de impozitare, prețul unitar fără TVA, cota de TVA aplicată și suma TVA datorată.

Regulile naționale pot adăuga alte mențiuni, cum ar fi condițiile de plată sau penalitățile de întârziere. În practică, introdu numele firmei și adresa de facturare exact așa cum sunt înregistrate atunci când comanzi. Factura este trimisă prin e-mail împreună cu cheia și poate fi descărcată oricând din contul tău de client. Suportul nostru, prin e-mail 7 zile din 7, ți-o poate retrimite dacă este nevoie.

3. Se poate recupera TVA-ul pentru o licență Office cumpărată de o firmă?

Da, dacă firma ta este plătitoare de TVA și licența este folosită pentru activitatea sa impozabilă: TVA-ul de pe factură poate fi atunci dedus ca cel al oricărei achiziții profesionale, conform regulilor țării tale. Trebuie îndeplinite trei condiții.

1. Să fii înregistrat în scopuri de TVA și plătitor de TVA. Într-un regim de scutire de TVA pentru întreprinderile mici, nu se poate recupera nimic.
2. Să deții factura originală pe numele firmei, cu cota și suma TVA indicate separat.
3. Să folosești achiziția pentru firmă. O suită de birou instalată pe un calculator de serviciu îndeplinește în mod evident această condiție.

Pe factură, fiecare linie arată prețul unitar fără TVA, apoi TVA-ul și totalul cu TVA: TVA-ul este ceea ce recuperezi, iar suma fără TVA este costul tău real.

Contează și locul în care este stabilit vânzătorul. TVA-ul facturat de un vânzător stabilit în propria ta țară intră în declarația ta obișnuită de TVA. TVA-ul facturat de un vânzător stabilit în altă țară din UE nu se deduce în acea declarație: se solicită rambursarea de la țara respectivă prin procedura electronică de rambursare a TVA din UE, care prevede sume minime pentru cereri. Contabilul tău îți va spune ce caz se aplică și dacă merită să depui o cerere.

4. Cum se înregistrează în contabilitate o licență Windows sau Office la preț redus?

Ca o cheltuială a anului, aproape în toate cazurile: suma rămâne sub pragurile de valoare redusă peste care programele informatice sunt în mod normal capitalizate. O achiziție la acest preț nu justifică nici o fișă de imobilizare, nici un plan de amortizare.

• Cheltuială imediată: costul se deduce din profitul exercițiului financiar în care a fost efectuat.
• Imobilizare necorporală: înregistrată ca licență în imobilizările necorporale, apoi amortizată. Acest tratament este destinat pachetelor de programe de gestiune a firmei.

Pragurile de valoare redusă diferă de la o țară la alta, iar o licență la prețurile afișate pe această pagină rămâne în mod normal sub ele. Contabilul tău stabilește contul exact.

Regimuri fiscale forfetare pentru microîntreprinderi: dacă profitul tău este impozitat forfetar, nu îți deduci cheltuielile reale, deoarece deducerea forfetară le înlocuiește. Factura rămâne totuși utilă: dovedește că licența îți aparține.

5. Pentru câte PC-uri ai nevoie de licență și cu ce cost?

O licență acoperă un PC: pentru cinci calculatoare, pachetul Office 2024 Pro Plus pentru 5 PC-uri le echipează pe toate cu o singură comandă.

• Licența este legată de calculator, nu de persoană: un angajat care are un calculator fix și un laptop folosește două licențe.
• Un pachet de 5 PC-uri înseamnă o comandă, o factură, o înregistrare contabilă și cinci activări.

Contează și calendarul Microsoft: data de încheiere a suportului pentru Office 2021 este 13 octombrie 2026, în timp ce Office LTSC 2024, din care face parte ediția Professional Plus, este susținut până la 9 octombrie 2029.

Pe pagina de comparare a planurilor, Microsoft listează Microsoft 365 Personal ca abonament anual și Office Home 2024 ca achiziție unică. Office 2024 Pro Plus la 24,90€ se plătește o singură dată.

6. Ce trebuie să poți prezenta la un audit de licențe?

Trei documente sunt suficiente: factura de achiziție, cheia de produs și ecranul de activare al PC-ului care arată că Windows sau Office este activat pe serverele Microsoft. Împreună, ele dovedesc un drept dobândit cu titlu oneros, la o anumită dată.

Ține o fișă de evidență: calculator și număr de serie, produs și ediție, cheia folosită, data activării, numărul facturii.

Păstrează facturile împreună cu celelalte documente contabile cât timp cer regulile țării tale. Un editor care contestă o instalare se adresează societății care folosește programul, nu revânzătorului: factura dovedește achiziția și data ei, cheia dovedește dreptul, iar activarea confirmă că serverele Microsoft recunosc licența. Dacă o cheie ar fi refuzată în timpul unei reinstalări, se aplică garanția de activare, așa cum explică ghidul nostru Cheia Windows nu funcționează: ce trebuie făcut.

7. Facturarea electronică: ce se schimbă în Europa

Facturarea electronică între firme devine obligatorie în Uniunea Europeană, țară cu țară și după calendare naționale. Acolo unde se aplică, ea privește atât firma care cumpără o licență software, cât și vânzătorul.

Etapele de reținut:

• La nivel național: fiecare țară își stabilește propriile date pentru primirea și emiterea facturilor electronice, iar administrația ta fiscală sau contabilul tău îți vor spune care se aplică firmei tale;
• 1 iulie 2030: în temeiul pachetului „TVA în era digitală” al UE (Directiva (UE) 2025/516 a Consiliului din 11 martie 2025), facturile electronice structurate devin obligatorii pentru tranzacțiile transfrontaliere între firme din UE.

Pentru cumpărător, cerința privește mai ales calitatea datelor: fără denumirea exactă a firmei și adresa sediului, factura nu poate fi asociată dosarului potrivit.

8. Persoane fizice autorizate: ce schimbă un regim de scutire de TVA

Într-un regim de scutire de TVA pentru întreprinderile mici, nu colectezi TVA și nici nu îl recuperezi: o licență Office 2024 Pro Plus te costă 24,90€, preț cu TVA inclus. Aceasta este singura diferență față de o societate plătitoare de TVA.

• Facturile tale poartă mențiunea de scutire de TVA cerută în țara ta. Facturile pe care le primești includ TVA, ceea ce reprezintă un cost pentru tine.
• Factura rămâne esențială: dovadă a dreptului de proprietate, document justificativ la un audit, data achiziției.
• Obligațiile de facturare electronică ți se pot aplica și ție, în funcție de calendarul țării tale.
• Dacă ieși din regimul de scutire, TVA-ul achizițiilor tale devine recuperabil în condițiile descrise în secțiunea 3.

Pentru un singur PC, pachetul Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus la 27,90€ pune la punct un calculator nou pe o singură factură; pagina noastră Microsoft Office listează combinațiile. Potrivit Microsoft, Windows 10 a ajuns la sfârșitul suportului pe 14 octombrie 2025 și nu mai primește actualizări de securitate, cu excepția PC-urilor înscrise în programul Extended Security Updates (ESU).

Cum funcționează

1. Plasezi comanda, introducând denumirea firmei și adresa de facturare la finalizarea comenzii.
2. Primești cheia prin e-mail, la câteva minute după plată pentru marea majoritate a comenzilor, împreună cu linkul oficial de descărcare.
3. Activezi PC-ul introducând cheia: activarea are loc pe serverele Microsoft, cu garanție de activare.
4. Arhivezi factura primită prin e-mail, apoi o transmiți contabilului tău. Suportul răspunde prin e-mail 7 zile din 7, în medie în 2 ore.

Întrebări frecvente

Poate o persoană fizică autorizată să cumpere o licență Office cu factură pe numele firmei?

Da. Introdu denumirea firmei tale și adresa ei când comanzi: factura este atunci emisă pe numele firmei și servește drept document contabil și drept dovadă a dreptului de proprietate.

Se poate recupera TVA-ul pentru o licență Office cumpărată pentru o firmă?

Numai dacă firma ta este înregistrată în scopuri de TVA și plătitoare de TVA, dacă factura este pe numele ei și indică cota și suma TVA, iar licența este folosită pentru firmă. Într-un regim de scutire de TVA pentru întreprinderile mici, nu se poate. Dacă vânzătorul este stabilit în altă țară din UE, TVA-ul se solicită prin procedura de rambursare a TVA din UE, nu în declarația ta obișnuită: întreabă-ți contabilul.

O licență per PC sau o licență per angajat?

O licență per PC: este legată de calculatorul pe care este activat programul, nu de persoană. Un angajat care are un calculator fix și un laptop are deci nevoie de două licențe.

Trebuie capitalizată o licență Office cumpărată la preț mic?

Nu, în practică se trece pe cheltuieli în anul achiziției. Pragurile de valoare redusă variază de la o țară la alta, dar sunt cu mult peste prețul unei singure licențe.

Ce trebuie să poți prezenta la un audit de licențe?

Factura de achiziție, cheia de produs și dovada că PC-ul este activat pe serverele Microsoft. Păstrează facturile cât timp cere țara ta și ține o fișă care asociază fiecare calculator cu cheia sa și cu numărul facturii.

Surse

• Microsoft, ciclul de viață Office LTSC 2024.
• Microsoft, ciclul de viață Office LTSC 2021 și ciclul de viață Office 2021.
• Microsoft, ciclul de viață Windows 10.
• Directiva 2006/112/CE a Consiliului privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată (articolul 168, dreptul de deducere; articolul 226, mențiunile facturii).
• Directiva (UE) 2025/516 a Consiliului, normele privind TVA în era digitală (facturarea electronică pentru tranzacțiile transfrontaliere între firme începând cu 1 iulie 2030).

Articole conexe

• Office 2021 sau Office 2024: ce versiune să alegi
• Tipuri de licențe Windows: care este potrivită pentru calculatoarele tale
• Pachete Windows și Office în 2026

🔑 Licențele noastre cele mai vândute în acest moment

Microsoft Office 2024 Pro Plus€24.90 · cheie prin e-mail în câteva minuteVezi ofertaWindows 11 Professional€9.90 · cheie prin e-mail în câteva minuteVezi ofertaWindows 11 Home€8.90 · cheie prin e-mail în câteva minuteVezi oferta

Licențe Microsoft autentice · garanție de înlocuire pe viață · asistență prin e-mail 24/7