Windows- och Office-licenser för företag: faktura, moms och laglighet

Ja, ett företag, en förening eller en enskild näringsidkare kan köpa en Windows- eller Office-licens av en återförsäljare och använda den i verksamheten. Momsen på fakturan kan dras av om verksamheten är momsregistrerad och använder licensen i sin momspliktiga verksamhet, enligt landets regler; det går inte under ett system för momsundantag för småföretag. Hos Euroshopkey följer en faktura med varje beställning, som visar beloppet exklusive moms, momsen och totalbeloppet, utfärdad av företaget som driver butiken, skickad med din nyckel och tillgänglig i ditt kundkonto. Microsoft Office 2024 Pro Plus kostar 24,90€ för en dator, för all framtid, och finns också som paket för 5 datorer. Vidareförsäljning av begagnade programlicenser är laglig i Europeiska unionen.

Innehåll

• 1. Köpa av en återförsäljare
• 2. Din företagsfaktura
• 3. Dra av momsen
• 4. Redovisa licensen
• 5. Antal datorer och pris
• 6. Vid en licenskontroll
• 7. E-fakturering i Europa
• 8. Enskilda näringsidkare och momsundantag
• Så fungerar det
• Därför Euroshopkey
• Vanliga frågor
• Källor
• Relaterade artiklar

1. Kan ett företag köpa en Office-licens av en återförsäljare?

Ja, och det är det vanligaste fallet för mycket små företag, små och medelstora företag och egenföretagare som inte har något licensavtal med Microsoft för stora organisationer.

Användning i verksamheten beror på utgåvan, inte på butiken. Utgåvorna Professional Plus är de som är avsedda för arbetsplatser i företag: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote och Access, som ett engångsköp. Utgåvorna Home & Student är avsedda för hemmabruk och innehåller varken Outlook eller Access.

Din rätt att köpa av en återförsäljare beror inte på din bolagsform.

Det du köper hos Euroshopkey är en äkta Microsoft-licens, aktiverad på Microsofts servrar, med aktiveringsgaranti. För att välja utgåva efter storleken på din datorpark, se vår sida Office 2024 Pro Plus.

2. Vilken faktura får ett företag när det köper en Office-licens?

En faktura i företagets namn om du anger det i kassan, som visar beloppet exklusive moms samt momssats och momsbelopp, utfärdad av företaget som driver Euroshopkey. Det är det dokumentet, inte orderbekräftelsen, som gör köpet giltigt för din redovisningskonsult och för en revisor.

Mellan företag kräver EU:s momsdirektiv (direktiv 2006/112/EG, artikel 226) att en faktura bland annat visar följande:

• utfärdandedatum och ett unikt löpnummer;
• leverantörens momsregistreringsnummer;
• leverantörens och kundens fullständiga namn och adress;
• kvantitet och typ av det som levereras, samt leveransdatum om det skiljer sig från fakturadatumet;
• beskattningsunderlaget, enhetspriset exklusive moms, den tillämpade momssatsen och det momsbelopp som ska betalas.

Nationella regler kan kräva ytterligare uppgifter, till exempel betalningsvillkor eller dröjsmålsränta. I praktiken anger du företagets namn och faktureringsadress exakt som de är registrerade när du beställer. Fakturan skickas via e-post tillsammans med nyckeln och kan laddas ned från ditt kundkonto när som helst. Vår support, via e-post 7 dagar i veckan, kan skicka den igen vid behov.

3. Går momsen på en Office-licens som ett företag har köpt att dra av?

Ja, om verksamheten är momsregistrerad och licensen används i dess momspliktiga verksamhet: momsen som visas på fakturan kan då dras av som för vilket annat företagsinköp som helst, enligt landets regler. Tre villkor ska vara uppfyllda.

1. Vara momsregistrerad och momspliktig. Under ett system för momsundantag för småföretag går ingenting att dra av.
2. Ha originalfakturan i verksamhetens namn, där momssats och momsbelopp visas separat.
3. Använda inköpet i verksamheten. Ett kontorspaket som är installerat på en arbetsdator uppfyller tydligt det villkoret.

På fakturan visar varje rad enhetspriset exklusive moms, därefter momsen och totalbeloppet inklusive moms: momsen är det du får tillbaka, och beloppet exklusive moms är din verkliga kostnad.

Var säljaren är etablerad spelar också roll. Moms som debiteras av en säljare etablerad i ditt eget land tas med i din vanliga momsdeklaration. Moms som debiteras av en säljare etablerad i ett annat EU-land dras inte av i den deklarationen: den återkrävs från det landet genom EU:s elektroniska förfarande för momsåterbetalning, som har lägsta belopp för ansökningar. Din redovisningskonsult talar om vilket fall som gäller och om en ansökan är värd att göra.

4. Hur redovisar man en Windows- eller Office-licens med lågt pris?

Som en kostnad för året, i nästan alla fall: beloppet ligger under de gränser för lågt värde över vilka programvara normalt tas upp som tillgång. Ett köp till det här priset motiverar varken en tillgångspost eller en avskrivningsplan.

• Omedelbar kostnad: kostnaden dras från vinsten för det räkenskapsår då den uppstår.
• Immateriell tillgång: bokförs som en licens bland de immateriella anläggningstillgångarna och skrivs sedan av. Den behandlingen är avsedd för programpaket för företagsledning.

Gränserna för lågt värde skiljer sig från land till land, och en licens till de priser som visas på den här sidan ligger normalt under dem. Din redovisningskonsult bestämmer exakt vilket konto som ska användas.

Schablonbeskattning för mikroföretag: om din vinst beskattas enligt en schablonmetod drar du inte av dina faktiska kostnader, eftersom schablonavdraget ersätter dem. Fakturan är ändå användbar: den bevisar att licensen tillhör dig.

5. Hur många datorer ska du täcka, och till vilken kostnad?

En licens täcker en dator: för fem datorer utrustar paketet Office 2024 Pro Plus för 5 datorer dem alla med en enda beställning.

• Licensen är knuten till maskinen, inte till personen: en anställd med en stationär och en bärbar dator använder två licenser.
• Ett paket för 5 datorer innebär en beställning, en faktura, en bokföringspost och fem aktiveringar.

Microsofts kalender spelar också roll: slutdatumet för supporten för Office 2021 är den 13 oktober 2026, medan Office LTSC 2024, som utgåvan Professional Plus tillhör, får support till och med den 9 oktober 2029.

På sin sida för jämförelse av abonnemang listar Microsoft Microsoft 365 Personal som en årsprenumeration och Office Home 2024 som ett engångsköp. Office 2024 Pro Plus för 24,90€ betalas bara en gång.

6. Vad bör du kunna visa upp vid en licenskontroll?

Tre dokument räcker: inköpsfakturan, produktnyckeln och aktiveringsskärmen på datorn som visar att Windows eller Office är aktiverat på Microsofts servrar. Tillsammans bevisar de en titel som förvärvats mot vederlag, ett visst datum.

För ett spårningsblad, notera maskin och serienummer, produkt och utgåva, använd nyckel, aktiveringsdatum, fakturanummer.

Spara fakturorna tillsammans med din övriga bokföring så länge som ditt lands regler kräver. En utgivare som ifrågasätter en installation vänder sig till företaget som använder programvaran, inte till återförsäljaren: fakturan bevisar köpet och dess datum, nyckeln bevisar rätten, och aktiveringen bekräftar att Microsofts servrar känner igen licensen. Om en nyckel skulle nekas vid en ominstallation gäller aktiveringsgarantin, som förklaras i vår guide Windows-nyckeln fungerar inte: vad du ska göra.

7. E-fakturering: vad som förändras i Europa

Elektronisk fakturering mellan företag blir obligatorisk i hela Europeiska unionen, land för land och enligt nationella tidsplaner. Där den gäller berör den både företaget som köper en programlicens och säljaren.

De milstolpar du bör ha i åtanke:

• På nationell nivå: varje land sätter sina egna datum för mottagande och utfärdande av elektroniska fakturor, och din skattemyndighet eller din redovisningskonsult talar om vilka som gäller för din verksamhet;
• 1 juli 2030: enligt EU:s paket ”moms i den digitala tidsåldern” (rådets direktiv (EU) 2025/516 av den 11 mars 2025) blir strukturerade elektroniska fakturor obligatoriska för gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU.

För köparen handlar kravet framför allt om datakvalitet: utan det exakta företagsnamnet och den registrerade adressen kan fakturan inte kopplas till rätt ärende.

8. Enskilda näringsidkare: vad ett system för momsundantag förändrar

Under ett system för momsundantag för småföretag tar du inte ut moms och du får inte tillbaka moms: en licens för Office 2024 Pro Plus kostar dig 24,90€, priset inklusive moms. Det är den enda skillnaden mot ett momsregistrerat företag.

• Dina egna fakturor bär den formulering om momsundantag som krävs i ditt land. De fakturor du får innehåller moms, vilket är en kostnad för dig.
• Fakturan är fortfarande avgörande: bevis på ägande, underlag vid en kontroll, förvärvsdatum.
• Krav på e-fakturering kan gälla även dig, beroende på tidsplanen i ditt land.
• Om du lämnar systemet för momsundantag blir momsen på dina inköp avdragsgill på de villkor som beskrivs i avsnitt 3.

För en enda dator ordnar paketet Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus för 27,90€ en ny dator på en faktura; vår sida Microsoft Office listar kombinationerna. Enligt Microsoft nådde Windows 10 slutet på sin support den 14 oktober 2025 och får inte längre säkerhetsuppdateringar, utom på datorer som är anslutna till programmet för utökade säkerhetsuppdateringar (ESU).

Så fungerar det

1. Du lägger din beställning och anger företagets namn och faktureringsadress i kassan.
2. Du får nyckeln via e-post, några minuter efter betalningen för de allra flesta beställningar, med den officiella nedladdningslänken.
3. Du aktiverar datorn genom att ange nyckeln: aktiveringen sker på Microsofts servrar, med aktiveringsgaranti.
4. Du arkiverar fakturan som du fått via e-post och för den sedan vidare till din redovisningskonsult. Supporten svarar via e-post 7 dagar i veckan, i genomsnitt inom 2 timmar.

Vanliga frågor

Kan en enskild näringsidkare köpa en Office-licens med faktura i verksamhetens namn?

Ja. Ange namnet på din verksamhet och dess adress när du beställer: fakturan utfärdas då i verksamhetens namn och fungerar som bokföringsunderlag och som bevis på ägande.

Går momsen på en Office-licens som köpts för ett företag att dra av?

Bara om verksamheten är momsregistrerad och momspliktig, om fakturan är utställd i dess namn och visar momssats och momsbelopp, och om licensen används i verksamheten. Under ett system för momsundantag för småföretag går den inte att dra av. Om säljaren är etablerad i ett annat EU-land återkrävs momsen genom EU:s förfarande för momsåterbetalning i stället för i din vanliga deklaration: fråga din redovisningskonsult.

En licens per dator eller en licens per anställd?

En licens per dator: den är knuten till datorn där programvaran aktiveras, inte till personen. En anställd med en stationär och en bärbar dator behöver därför två licenser.

Ska en Office-licens som köpts till lågt pris tas upp som tillgång?

Nej, i praktiken kostnadsförs den under inköpsåret. Gränserna för lågt värde varierar från land till land, men de ligger klart över priset på en enda licens.

Vad bör man kunna visa upp vid en licenskontroll?

Inköpsfakturan, produktnyckeln och bevis på att datorn är aktiverad på Microsofts servrar. Spara fakturorna så länge ditt land kräver det, och för ett blad som kopplar varje maskin till dess nyckel och fakturanummer.

Källor

• Microsoft, livscykel för Office LTSC 2024.
• Microsoft, livscykel för Office LTSC 2021 och livscykel för Office 2021.
• Microsoft, livscykel för Windows 10.
• Rådets direktiv 2006/112/EG om ett gemensamt system för mervärdesskatt (artikel 168, avdragsrätt; artikel 226, uppgifter på fakturan).
• Rådets direktiv (EU) 2025/516, momsregler för den digitala tidsåldern (elektronisk fakturering för gränsöverskridande transaktioner mellan företag från och med den 1 juli 2030).

Relaterade artiklar

• Office 2021 eller Office 2024: vilken version ska du välja
• Typer av Windows-licenser: vilken passar dina datorer
• Windows- och Office-paket 2026

🔑 Våra bäst säljande licenser just nu

Microsoft Office 2024 Pro Plus€24.90 · nyckel via e-post inom några minuterSe erbjudandetWindows 11 Professional€9.90 · nyckel via e-post inom några minuterSe erbjudandetWindows 11 Home€8.90 · nyckel via e-post inom några minuterSe erbjudandet

Äkta Microsoft-licenser · livstids utbytesgaranti · e-postsupport 24/7