Licencias de Windows y Office para empresas: factura, IVA y legalidad

Sí, una empresa, una asociación o un autónomo pueden comprar una licencia de Windows o de Office a un revendedor y utilizarla para su actividad. El IVA de la factura puede recuperarse si la empresa está dada de alta en el IVA y utiliza la licencia para su actividad sujeta a impuesto, según las normas de su país; no puede recuperarse con un régimen de franquicia del IVA para pequeñas empresas. En Euroshopkey, cada pedido incluye una factura que muestra el importe sin IVA, el IVA y el total, emitida por la empresa que gestiona la tienda, enviada con tu clave y disponible en tu cuenta de cliente. Microsoft Office 2024 Pro Plus cuesta 24,90€ para un PC, de por vida, y también existe en pack de 5 PC. La reventa de licencias de software usadas es legal en la Unión Europea.

Contenido

• 1. Comprar a un revendedor
• 2. Tu factura de empresa
• 3. Recuperar el IVA
• 4. Contabilizar la licencia
• 5. Número de PC y precio
• 6. En caso de auditoría de licencias
• 7. Facturación electrónica en Europa
• 8. Autónomos y franquicia del IVA
• Cómo funciona
• Por qué Euroshopkey
• Preguntas frecuentes
• Fuentes
• Artículos relacionados

1. ¿Puede una empresa comprar una licencia de Office a un revendedor?

Sí, y es el caso más habitual en las microempresas, las pymes y los autónomos que no tienen un acuerdo de licencias corporativo con Microsoft.

El uso profesional depende de la edición, no de la tienda. Las ediciones Professional Plus son las pensadas para los puestos de trabajo de empresa: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote y Access, en compra única. Las ediciones Hogar y Estudiantes están destinadas al uso doméstico y no incluyen ni Outlook ni Access.

Tu derecho a comprar a un revendedor no depende de tu forma jurídica.

Lo que compras en Euroshopkey es una licencia auténtica de Microsoft, activada en los servidores de Microsoft, con garantía de activación. Para elegir la edición según el tamaño de tu parque informático, consulta nuestra página de Office 2024 Pro Plus.

2. ¿Qué factura recibe una empresa que compra una licencia de Office?

Una factura a nombre de tu empresa si la indicas al pagar, con el importe sin IVA y el tipo y el importe del IVA, emitida por la empresa que gestiona Euroshopkey. Ese documento, y no la confirmación del pedido, es el que hace válida la compra ante tu contable y ante un auditor.

Entre empresas, la Directiva europea del IVA (Directiva 2006/112/CE, artículo 226) exige que una factura indique, entre otros datos:

• la fecha de emisión y un número único y correlativo;
• el número de identificación a efectos del IVA del proveedor;
• el nombre completo y la dirección del proveedor y del cliente;
• la cantidad y la naturaleza de lo suministrado, y la fecha del suministro cuando difiere de la fecha de la factura;
• la base imponible, el precio unitario sin IVA, el tipo de IVA aplicado y la cuota de IVA a pagar.

Las normas nacionales pueden añadir otros datos, como las condiciones de pago o las penalizaciones por demora. En la práctica, indica el nombre de tu empresa y su dirección de facturación exactamente como figuran en el registro cuando hagas el pedido. La factura se envía por correo electrónico con la clave y puede descargarse en cualquier momento desde tu cuenta de cliente. Nuestro soporte, por correo electrónico los 7 días de la semana, puede enviártela de nuevo si hace falta.

3. ¿Se puede recuperar el IVA de una licencia de Office comprada por una empresa?

Sí, si tu empresa está dada de alta en el IVA y la licencia se utiliza para su actividad sujeta a impuesto: el IVA que figura en la factura puede entonces deducirse como el de cualquier compra profesional, según las normas de tu país. Deben cumplirse tres condiciones.

1. Estar dado de alta en el IVA y ser sujeto pasivo. Con un régimen de franquicia del IVA para pequeñas empresas, no se puede recuperar nada.
2. Disponer de la factura original a nombre de la empresa, con el tipo y el importe del IVA por separado.
3. Utilizar la compra para la actividad. Una suite ofimática instalada en un ordenador de trabajo cumple claramente esta condición.

En la factura, cada línea muestra el precio unitario sin IVA, después el IVA y el total con IVA: el IVA es lo que recuperas, y el importe sin IVA es tu coste real.

También importa dónde está establecido el vendedor. El IVA repercutido por un vendedor establecido en tu propio país se incluye en tu declaración de IVA habitual. El IVA repercutido por un vendedor establecido en otro país de la UE no se deduce en esa declaración: se reclama a ese país mediante el procedimiento electrónico europeo de devolución del IVA, que fija importes mínimos de reclamación. Tu contable te dirá qué caso se aplica y si merece la pena presentar una reclamación.

4. ¿Cómo se contabiliza una licencia de Windows o de Office de bajo coste?

Como un gasto del ejercicio, en casi todos los casos: el importe queda por debajo de los umbrales de bajo valor a partir de los cuales el software suele activarse como inmovilizado. Una compra a este precio no justifica ni una ficha de inmovilizado ni un cuadro de amortización.

• Gasto inmediato: el coste se deduce del beneficio del ejercicio en el que se incurre.
• Inmovilizado inmaterial: se registra como licencia entre los inmovilizados inmateriales y después se amortiza. Este tratamiento está pensado para los paquetes de software de gestión empresarial.

Los umbrales de bajo valor difieren de un país a otro, y una licencia a los precios indicados en esta página normalmente queda por debajo de ellos. Tu contable decide la cuenta exacta.

Regímenes fiscales a tanto alzado para microempresas: si tu beneficio tributa a tanto alzado, no deduces tus gastos reales, porque la reducción a tanto alzado los sustituye. La factura sigue siendo útil: demuestra que la licencia es tuya.

5. ¿Cuántos PC conviene cubrir y a qué coste?

Una licencia cubre un PC: para cinco ordenadores, el pack de 5 PC de Office 2024 Pro Plus los equipa a todos con un único pedido.

• La licencia está vinculada a la máquina, no a la persona: un empleado con un ordenador de sobremesa y un portátil utiliza dos licencias.
• Un pack de 5 PC supone un pedido, una factura, un asiento contable y cinco activaciones.

El calendario de Microsoft también importa: la fecha de fin de soporte de Office 2021 es el 13 de octubre de 2026, mientras que Office LTSC 2024, al que pertenece la edición Professional Plus, tiene soporte hasta el 9 de octubre de 2029.

En su página de comparación de planes, Microsoft presenta Microsoft 365 Personal como suscripción anual y Office Hogar 2024 como compra única. Office 2024 Pro Plus a 24,90€ se paga una sola vez.

6. ¿Qué debes poder mostrar en una auditoría de licencias?

Bastan tres documentos: la factura de compra, la clave de producto y la pantalla de activación del PC que muestra que Windows u Office está activado en los servidores de Microsoft. En conjunto, prueban un título adquirido a título oneroso en una fecha determinada.

Lleva una hoja de seguimiento: máquina y número de serie, producto y edición, clave utilizada, fecha de activación, número de factura.

Conserva las facturas junto con el resto de tus registros contables durante el tiempo que exijan las normas de tu país. Un editor que cuestiona una instalación se dirige a la empresa que utiliza el software, no al revendedor: la factura prueba la compra y su fecha, la clave prueba el título y la activación confirma que los servidores de Microsoft reconocen la licencia. Si una clave fuera rechazada durante una reinstalación, se aplica la garantía de activación, como se explica en nuestra guía La clave de Windows no funciona: qué hacer.

7. Facturación electrónica: qué está cambiando en Europa

La facturación electrónica entre empresas se está volviendo obligatoria en toda la Unión Europea, país por país y según calendarios nacionales. Allí donde se aplica, afecta tanto a la empresa que compra una licencia de software como al vendedor.

Los hitos que conviene tener presentes:

• A escala nacional: cada país fija sus propias fechas para la recepción y la emisión de facturas electrónicas, y tu administración tributaria o tu contable te indicarán cuáles se aplican a tu empresa;
• 1 de julio de 2030: en el marco del paquete europeo «IVA en la era digital» (Directiva (UE) 2025/516 del Consejo, de 11 de marzo de 2025), las facturas electrónicas estructuradas serán obligatorias en las operaciones transfronterizas entre empresas dentro de la UE.

Para el comprador, la exigencia se refiere sobre todo a la calidad de los datos: sin el nombre exacto de la empresa y su domicilio social, la factura no puede asociarse al expediente correcto.

8. Autónomos: qué cambia con un régimen de franquicia del IVA

Con un régimen de franquicia del IVA para pequeñas empresas, no repercutes IVA y tampoco lo recuperas: una licencia de Office 2024 Pro Plus te cuesta 24,90€, su precio con IVA incluido. Esa es la única diferencia con una empresa dada de alta en el IVA.

• Tus propias facturas llevan la mención de exención del IVA exigida en tu país. Las facturas que recibes sí incluyen IVA, que es un coste para ti.
• La factura sigue siendo esencial: prueba de propiedad, justificante en una auditoría, fecha de adquisición.
• Las obligaciones de facturación electrónica también pueden afectarte, según el calendario de tu país.
• Si sales del régimen de franquicia, el IVA de tus compras pasa a ser recuperable en las condiciones expuestas en la sección 3.

Para un único PC, el pack Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus a 27,90€ configura un ordenador nuevo con una sola factura; nuestra página de Microsoft Office enumera las combinaciones. Según Microsoft, Windows 10 llegó al fin de su soporte el 14 de octubre de 2025 y ya no recibe actualizaciones de seguridad, salvo en los PC inscritos en el programa de actualizaciones de seguridad extendidas (ESU).

Cómo funciona

1. Haces tu pedido, indicando el nombre de tu empresa y su dirección de facturación al pagar.
2. Recibes la clave por correo electrónico, pocos minutos después del pago en la gran mayoría de los pedidos, con el enlace oficial de descarga.
3. Activas el PC introduciendo la clave: la activación se realiza en los servidores de Microsoft, con garantía de activación.
4. Archivas la factura recibida por correo electrónico y después se la pasas a tu contable. El soporte responde por correo electrónico los 7 días de la semana, en 2 horas de media.

Preguntas frecuentes

¿Puede un autónomo comprar una licencia de Office con factura a nombre de su actividad?

Sí. Indica el nombre de tu actividad y su dirección al hacer el pedido: la factura se emite entonces a nombre de la actividad y sirve como documento contable y como prueba de propiedad.

¿Se puede recuperar el IVA de una licencia de Office comprada para una empresa?

Solo si tu empresa está dada de alta en el IVA y es sujeto pasivo, si la factura está a su nombre y muestra el tipo y el importe del IVA, y si la licencia se utiliza para la actividad. Con un régimen de franquicia del IVA para pequeñas empresas, no. Si el vendedor está establecido en otro país de la UE, el IVA se reclama mediante el procedimiento europeo de devolución del IVA y no en tu declaración habitual: consúltalo con tu contable.

¿Una licencia por PC o una licencia por empleado?

Una licencia por PC: está vinculada al ordenador en el que se activa el software, no a la persona. Por tanto, un empleado con un ordenador de sobremesa y un portátil necesita dos licencias.

¿Hay que activar como inmovilizado una licencia de Office comprada a bajo precio?

No, en la práctica se contabiliza como gasto en el ejercicio de la compra. Los umbrales de bajo valor varían de un país a otro, pero están muy por encima del precio de una sola licencia.

¿Qué debes poder mostrar en una auditoría de licencias?

La factura de compra, la clave de producto y la prueba de que el PC está activado en los servidores de Microsoft. Conserva las facturas durante el tiempo que exija tu país y lleva una hoja que relacione cada máquina con su clave y con su número de factura.

Fuentes

• Microsoft, ciclo de vida de Office LTSC 2024.
• Microsoft, ciclo de vida de Office LTSC 2021 y ciclo de vida de Office 2021.
• Microsoft, ciclo de vida de Windows 10.
• Directiva 2006/112/CE del Consejo relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido (artículo 168, derecho a deducción; artículo 226, datos de la factura).
• Directiva (UE) 2025/516 del Consejo, normas del IVA para la era digital (facturación electrónica en las operaciones transfronterizas entre empresas a partir del 1 de julio de 2030).

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