Licenze Windows e Office per aziende: fattura, IVA, legalità

Sì, un’azienda, un’associazione o un libero professionista può acquistare una licenza Windows o Office da un rivenditore e usarla per lavoro. L’IVA indicata in fattura può essere recuperata se l’attività è soggetta a IVA e usa la licenza per la propria attività imponibile, secondo le regole del proprio paese; non può esserlo con un regime di franchigia IVA per le piccole imprese. Da Euroshopkey, ogni ordine è accompagnato da una fattura che riporta l’importo al netto dell’IVA, l’IVA e il totale, emessa dalla società che gestisce il negozio, inviata insieme alla chiave e disponibile nel tuo account cliente. Microsoft Office 2024 Pro Plus costa 24,90€ per un PC, a vita, ed è disponibile anche in pacchetto da 5 PC. La rivendita di licenze software usate è legale nell’Unione europea.

Indice

• 1. Acquistare da un rivenditore
• 2. La tua fattura aziendale
• 3. Recuperare l’IVA
• 4. Contabilizzare la licenza
• 5. Numero di PC e prezzo
• 6. In caso di verifica delle licenze
• 7. Fatturazione elettronica in Europa
• 8. Liberi professionisti e franchigia IVA
• Come funziona
• Perché Euroshopkey
• Domande frequenti
• Fonti
• Articoli correlati

1. Un’azienda può acquistare una licenza Office da un rivenditore?

Sì, ed è il caso più comune per le microimprese, le PMI e i liberi professionisti che non hanno un contratto di licenza aziendale con Microsoft.

L’uso professionale dipende dall’edizione, non dal negozio. Le edizioni Professional Plus sono quelle pensate per le postazioni di lavoro aziendali: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote e Access, con acquisto una tantum. Le edizioni Home & Student sono destinate all’uso domestico e non includono né Outlook né Access.

Il tuo diritto di acquistare da un rivenditore non dipende dalla tua forma giuridica.

Ciò che acquisti da Euroshopkey è una licenza Microsoft originale, attivata sui server di Microsoft, con garanzia di attivazione. Per scegliere l’edizione in base alle dimensioni del tuo parco macchine, consulta la nostra pagina Office 2024 Pro Plus.

2. Che fattura riceve un’azienda quando acquista una licenza Office?

Una fattura intestata alla tua azienda se la indichi al momento del pagamento, con l’importo al netto dell’IVA e l’aliquota e l’importo dell’IVA, emessa dalla società che gestisce Euroshopkey. È questo documento, e non la conferma d’ordine, a rendere l’acquisto valido per il tuo commercialista e per un revisore.

Tra imprese, la direttiva IVA dell’UE (direttiva 2006/112/CE, articolo 226) richiede che una fattura riporti, tra l’altro:

• la data di emissione e un numero progressivo univoco;
• il numero di identificazione IVA del fornitore;
• il nome completo e l’indirizzo del fornitore e del cliente;
• la quantità e la natura di ciò che viene fornito, e la data della fornitura se differisce dalla data della fattura;
• la base imponibile, il prezzo unitario al netto dell’IVA, l’aliquota IVA applicata e l’importo dell’IVA dovuta.

Le norme nazionali possono aggiungere altre indicazioni, come le condizioni di pagamento o le penali per il ritardo. In pratica, indica la ragione sociale della tua azienda e l’indirizzo di fatturazione esattamente come registrati quando ordini. La fattura viene inviata via email insieme alla chiave e può essere scaricata dal tuo account cliente in qualsiasi momento. La nostra assistenza, via email 7 giorni su 7, può inviartela di nuovo se necessario.

3. L’IVA su una licenza Office acquistata da un’azienda è recuperabile?

Sì, se la tua attività è soggetta a IVA e la licenza serve alla sua attività imponibile: l’IVA indicata in fattura può allora essere detratta come quella di qualsiasi acquisto aziendale, secondo le regole del tuo paese. Devono essere soddisfatte tre condizioni.

1. Essere soggetti a IVA e tenuti al suo versamento. Con un regime di franchigia IVA per le piccole imprese, non si può recuperare nulla.
2. Avere la fattura originale intestata all’azienda, con l’aliquota e l’importo dell’IVA indicati separatamente.
3. Usare l’acquisto per l’attività. Una suite per ufficio installata su un computer di lavoro soddisfa chiaramente questa condizione.

In fattura, ogni riga riporta il prezzo unitario al netto dell’IVA, poi l’IVA e il totale IVA inclusa: l’IVA è ciò che recuperi, e l’importo al netto dell’IVA è il tuo costo reale.

Conta anche il luogo in cui è stabilito il venditore. L’IVA applicata da un venditore stabilito nel tuo stesso paese confluisce nella tua normale dichiarazione IVA. L’IVA applicata da un venditore stabilito in un altro paese dell’UE non si detrae in quella dichiarazione: si chiede a rimborso a quel paese attraverso la procedura elettronica di rimborso dell’IVA dell’UE, che prevede importi minimi di richiesta. Il tuo commercialista ti dirà quale caso si applica e se vale la pena presentare una richiesta.

4. Come si contabilizza una licenza Windows o Office a basso costo?

Come costo dell’esercizio, in quasi tutti i casi: l’importo resta al di sotto delle soglie di modico valore oltre le quali il software viene normalmente capitalizzato. Un acquisto a questo prezzo non giustifica né una scheda cespite né un piano di ammortamento.

• Costo immediato: la spesa viene dedotta dall’utile dell’esercizio in cui è sostenuta.
• Immobilizzazione immateriale: registrata come licenza tra le immobilizzazioni immateriali, poi ammortizzata. Questo trattamento è pensato per i pacchetti di software gestionale aziendale.

Le soglie di modico valore differiscono da un paese all’altro, e una licenza ai prezzi indicati in questa pagina resta normalmente al di sotto. Il tuo commercialista decide il conto esatto.

Regimi forfettari per le microimprese: se il tuo reddito è tassato in modo forfettario, non deduci le spese effettive, perché la deduzione forfettaria le sostituisce. La fattura resta comunque utile: prova che la licenza ti appartiene.

5. Quanti PC coprire e a quale costo?

Una licenza copre un PC: per cinque computer, il pacchetto Office 2024 Pro Plus da 5 PC li equipaggia tutti con un solo ordine.

• La licenza è legata alla macchina, non alla persona: un dipendente con un desktop e un portatile usa due licenze.
• Un pacchetto da 5 PC significa un ordine, una fattura, una registrazione contabile e cinque attivazioni.

Conta anche il calendario di Microsoft: la fine del supporto di Office 2021 è il 13 ottobre 2026, mentre Office LTSC 2024, a cui appartiene l’edizione Professional Plus, è supportato fino al 9 ottobre 2029.

Nella sua pagina di confronto dei piani, Microsoft presenta Microsoft 365 Personal come abbonamento annuale e Office Home 2024 come acquisto una tantum. Office 2024 Pro Plus a 24,90€ si paga una volta sola.

6. Cosa devi saper mostrare in una verifica delle licenze?

Bastano tre documenti: la fattura d’acquisto, il codice Product Key e la schermata di attivazione del PC che mostra che Windows o Office è attivato sui server di Microsoft. Insieme dimostrano un titolo acquisito a titolo oneroso, in una certa data.

Tieni un foglio di controllo: macchina e numero di serie, prodotto ed edizione, chiave utilizzata, data di attivazione, numero di fattura.

Conserva le fatture insieme alle altre scritture contabili per tutto il tempo richiesto dalle norme del tuo paese. Un editore che mette in discussione un’installazione si rivolge all’azienda che usa il software, non al rivenditore: la fattura dimostra l’acquisto e la sua data, la chiave dimostra il titolo, e l’attivazione conferma che i server di Microsoft riconoscono la licenza. Se una chiave venisse rifiutata durante una reinstallazione, si applica la garanzia di attivazione, come spiegato nella nostra guida Chiave Windows che non funziona: cosa fare.

7. Fatturazione elettronica: cosa cambia in Europa

La fatturazione elettronica tra imprese sta diventando obbligatoria in tutta l’Unione europea, paese per paese e con calendari nazionali. Dove si applica, riguarda tanto l’azienda che acquista una licenza software quanto il venditore.

Le scadenze da tenere a mente:

• A livello nazionale: ogni paese fissa le proprie date per la ricezione e per l’emissione delle fatture elettroniche, e la tua autorità fiscale o il tuo commercialista ti diranno quali si applicano alla tua attività;
• 1° luglio 2030: nell’ambito del pacchetto «IVA nell’era digitale» dell’UE (direttiva (UE) 2025/516 del Consiglio, dell’11 marzo 2025), le fatture elettroniche strutturate diventano obbligatorie per le operazioni transfrontaliere tra imprese all’interno dell’UE.

Per l’acquirente, l’obbligo riguarda soprattutto la qualità dei dati: senza la ragione sociale esatta e la sede legale, la fattura non può essere abbinata alla pratica giusta.

8. Liberi professionisti: cosa cambia con un regime di franchigia IVA

Con un regime di franchigia IVA per le piccole imprese, non applichi l’IVA e non la recuperi: una licenza Office 2024 Pro Plus ti costa 24,90€, il suo prezzo IVA inclusa. È l’unica differenza rispetto a un’azienda soggetta a IVA.

• Le tue fatture riportano la dicitura di esenzione IVA richiesta nel tuo paese. Le fatture che ricevi includono invece l’IVA, che per te è un costo.
• La fattura resta essenziale: prova di proprietà, documento giustificativo in una verifica, data di acquisizione.
• Gli obblighi di fatturazione elettronica possono riguardare anche te, a seconda del calendario del tuo paese.
• Se esci dal regime di franchigia, l’IVA sui tuoi acquisti diventa recuperabile alle condizioni indicate nella sezione 3.

Per un solo PC, il bundle Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus a 27,90€ configura un computer nuovo con un’unica fattura; la nostra pagina Microsoft Office elenca le combinazioni. Secondo Microsoft, Windows 10 ha raggiunto la fine del supporto il 14 ottobre 2025 e non riceve più aggiornamenti di sicurezza, tranne sui PC iscritti al programma Extended Security Updates (ESU).

Come funziona

1. Fai il tuo ordine, indicando al momento del pagamento la ragione sociale della tua azienda e l’indirizzo di fatturazione.
2. Ricevi la chiave via email, pochi minuti dopo il pagamento per la grande maggioranza degli ordini, con il link ufficiale di download.
3. Attiva il PC inserendo la chiave: l’attivazione avviene sui server di Microsoft, con garanzia di attivazione.
4. Archivia la fattura ricevuta via email, poi la inoltri al tuo commercialista. L’assistenza risponde via email 7 giorni su 7, in media entro 2 ore.

Domande frequenti

Un libero professionista può acquistare una licenza Office con una fattura intestata alla propria attività?

Sì. Indica il nome della tua attività e il relativo indirizzo quando ordini: la fattura viene allora intestata all’attività e serve come documento contabile e come prova di proprietà.

L’IVA su una licenza Office acquistata per un’azienda è recuperabile?

Solo se la tua attività è soggetta a IVA e tenuta al suo versamento, se la fattura è intestata ad essa e riporta l’aliquota e l’importo dell’IVA, e se la licenza è usata per l’attività. Con un regime di franchigia IVA per le piccole imprese, non lo è. Se il venditore è stabilito in un altro paese dell’UE, l’IVA si chiede a rimborso con la procedura di rimborso dell’IVA dell’UE anziché nella tua normale dichiarazione: chiedi al tuo commercialista.

Una licenza per PC o una licenza per dipendente?

Una licenza per PC: è legata al computer su cui il software è attivato, non alla persona. Un dipendente con un desktop e un portatile ha quindi bisogno di due licenze.

Una licenza Office acquistata a basso prezzo va capitalizzata?

No, in pratica viene imputata a costo nell’anno di acquisto. Le soglie di modico valore variano da un paese all’altro, ma sono ben superiori al prezzo di una singola licenza.

Cosa devi saper mostrare in una verifica delle licenze?

La fattura d’acquisto, il codice Product Key e la prova che il PC è attivato sui server di Microsoft. Conserva le fatture per tutto il tempo richiesto dal tuo paese e tieni un foglio che abbini ogni macchina alla sua chiave e al numero di fattura.

Fonti

• Microsoft, ciclo di vita di Office LTSC 2024.
• Microsoft, ciclo di vita di Office LTSC 2021 e ciclo di vita di Office 2021.
• Microsoft, ciclo di vita di Windows 10.
• Direttiva 2006/112/CE del Consiglio relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto (articolo 168, diritto a detrazione; articolo 226, indicazioni obbligatorie in fattura).
• Direttiva (UE) 2025/516 del Consiglio, norme IVA per l’era digitale (fatturazione elettronica per le operazioni transfrontaliere tra imprese dal 1° luglio 2030).

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