Licenças Windows e Office para empresas: fatura, IVA, legalidade

Sim, uma empresa, uma associação ou um empresário em nome individual podem comprar uma licença Windows ou Office a um revendedor e utilizá-la profissionalmente. O IVA da fatura pode ser recuperado se a empresa estiver registada para efeitos de IVA e utilizar a licença na sua atividade tributável, segundo as regras do seu país; não pode ser recuperado num regime de isenção de IVA para pequenas empresas. Na Euroshopkey, cada encomenda inclui uma fatura com o montante sem IVA, o IVA e o total, emitida pela empresa que gere a loja, enviada com a sua chave e disponível na sua conta de cliente. O Microsoft Office 2024 Pro Plus custa 24,90€ para um PC, para toda a vida, e existe também em pack de 5 PC. A revenda de licenças de software usadas é legal na União Europeia.

Índice

• 1. Comprar a um revendedor
• 2. A sua fatura empresarial
• 3. Recuperar o IVA
• 4. Contabilizar a licença
• 5. Número de PC e preço
• 6. Em caso de auditoria de licenças
• 7. Faturação eletrónica na Europa
• 8. Empresários em nome individual e isenção de IVA
• Como funciona
• Porquê a Euroshopkey
• Perguntas frequentes
• Fontes
• Artigos relacionados

1. Uma empresa pode comprar uma licença Office a um revendedor?

Sim, e é o caso mais frequente das microempresas, das PME e dos trabalhadores independentes que não têm um contrato de licenciamento empresarial com a Microsoft.

A utilização profissional depende da edição, e não da loja. As edições Professional Plus são as concebidas para os postos de trabalho das empresas: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote e Access, em compra única. As edições Home & Student destinam-se a uso doméstico e não incluem nem o Outlook nem o Access.

O seu direito de comprar a um revendedor não depende da sua forma jurídica.

O que compra na Euroshopkey é uma licença Microsoft genuína, ativada nos servidores da Microsoft, com garantia de ativação. Para escolher a edição adequada à dimensão do seu parque informático, consulte a nossa página Office 2024 Pro Plus.

2. Que fatura recebe uma empresa quando compra uma licença Office?

Uma fatura em nome da sua empresa, se a indicar no pagamento, com o montante sem IVA e a taxa e o montante do IVA, emitida pela empresa que gere a Euroshopkey. Esse documento, e não a confirmação da encomenda, é o que torna a compra válida para o seu contabilista e para um auditor.

Entre empresas, a Diretiva IVA da UE (Diretiva 2006/112/CE, artigo 226.º) exige que uma fatura indique, nomeadamente:

• a data de emissão e um número sequencial único;
• o número de identificação para efeitos de IVA do fornecedor;
• o nome completo e o endereço do fornecedor e do cliente;
• a quantidade e a natureza do que é fornecido, e a data do fornecimento quando difere da data da fatura;
• o montante tributável, o preço unitário sem IVA, a taxa de IVA aplicada e o montante de IVA devido.

As regras nacionais podem acrescentar outras menções, como as condições de pagamento ou as penalizações por atraso. Na prática, indique o nome da sua empresa e o endereço de faturação exatamente como estão registados quando encomendar. A fatura é enviada por e-mail com a chave e pode ser descarregada da sua conta de cliente a qualquer momento. O nosso suporte, por e-mail 7 dias por semana, pode reenviá-la se necessário.

3. O IVA de uma licença Office comprada por uma empresa é recuperável?

Sim, se a sua empresa estiver registada para efeitos de IVA e a licença for utilizada na sua atividade tributável: o IVA indicado na fatura pode então ser deduzido como o de qualquer compra profissional, segundo as regras do seu país. É preciso cumprir três condições.

1. Estar registado para efeitos de IVA e sujeito a IVA. Num regime de isenção de IVA para pequenas empresas, nada pode ser recuperado.
2. Possuir a fatura original em nome da empresa, com a taxa e o montante do IVA indicados separadamente.
3. Utilizar a compra para a atividade profissional. Uma suite de escritório instalada num computador de trabalho cumpre claramente esta condição.

Na fatura, cada linha indica o preço unitário sem IVA, depois o IVA e o total com IVA: o IVA é o que recupera, e o montante sem IVA é o seu custo real.

O local de estabelecimento do vendedor também conta. O IVA cobrado por um vendedor estabelecido no seu próprio país entra na sua declaração de IVA habitual. O IVA cobrado por um vendedor estabelecido noutro país da UE não é deduzido nessa declaração: é pedido a esse país através do procedimento eletrónico europeu de reembolso do IVA, que tem montantes mínimos de pedido. O seu contabilista dirá qual é o seu caso e se vale a pena fazer o pedido.

4. Como se contabiliza uma licença Windows ou Office de baixo custo?

Como um gasto do exercício, em quase todos os casos: o montante fica abaixo dos limiares de baixo valor a partir dos quais o software é normalmente capitalizado. Uma compra a este preço não justifica nem uma ficha de ativo nem um plano de amortização.

• Gasto imediato: o custo é deduzido ao lucro do exercício em que é suportado.
• Ativo intangível: registado como licença nos ativos fixos intangíveis e depois amortizado. Este tratamento destina-se aos programas informáticos de gestão empresarial.

Os limiares de baixo valor diferem de país para país, e uma licença aos preços indicados nesta página fica normalmente abaixo deles. O seu contabilista decide a conta exata.

Regimes fiscais simplificados para microempresas: se o seu lucro for tributado de forma forfetária, não deduz as despesas reais, porque a dedução forfetária as substitui. A fatura continua útil: prova que a licença lhe pertence.

5. Quantos PC deve cobrir e a que custo?

Uma licença cobre um PC: para cinco computadores, o pack Office 2024 Pro Plus de 5 PC equipa-os todos com uma única encomenda.

• A licença está associada à máquina, e não à pessoa: um colaborador com um computador fixo e um portátil utiliza duas licenças.
• Um pack de 5 PC significa uma encomenda, uma fatura, um lançamento contabilístico e cinco ativações.

O calendário da Microsoft também conta: a data de fim de suporte do Office 2021 é 13 de outubro de 2026, ao passo que o Office LTSC 2024, a que pertence a edição Professional Plus, é suportado até 9 de outubro de 2029.

Na sua página de comparação de planos, a Microsoft apresenta o Microsoft 365 Personal como subscrição anual e o Office Home 2024 como compra única. O Office 2024 Pro Plus a 24,90€ paga-se uma só vez.

6. O que deve poder apresentar numa auditoria de licenças?

Bastam três documentos: a fatura de compra, a chave de produto e o ecrã de ativação do PC que mostra que o Windows ou o Office está ativado nos servidores da Microsoft. Em conjunto, provam um título adquirido a título oneroso, numa determinada data.

Mantenha uma folha de controlo: máquina e número de série, produto e edição, chave utilizada, data de ativação, número da fatura.

Conserve as faturas com os restantes documentos contabilísticos durante o tempo exigido pelas regras do seu país. Um editor que questione uma instalação dirige-se à empresa que utiliza o software, e não ao revendedor: a fatura prova a compra e a sua data, a chave prova o título e a ativação confirma que os servidores da Microsoft reconhecem a licença. Se uma chave fosse recusada durante uma reinstalação, aplica-se a garantia de ativação, como explicado no nosso guia A chave Windows não funciona: o que fazer.

7. Faturação eletrónica: o que está a mudar na Europa

A faturação eletrónica entre empresas está a tornar-se obrigatória em toda a União Europeia, país a país e segundo calendários nacionais. Onde se aplica, diz respeito tanto à empresa que compra uma licença de software como ao vendedor.

Os marcos a ter em conta:

• A nível nacional: cada país fixa as suas próprias datas para a receção e a emissão de faturas eletrónicas, e a sua autoridade tributária ou o seu contabilista dirão quais se aplicam à sua empresa;
• 1 de julho de 2030: ao abrigo do pacote «IVA na Era Digital» da UE (Diretiva (UE) 2025/516 do Conselho, de 11 de março de 2025), as faturas eletrónicas estruturadas passam a ser obrigatórias nas operações transfronteiras entre empresas na UE.

Para o comprador, a exigência diz sobretudo respeito à qualidade dos dados: sem a denominação social exata e o endereço da sede, a fatura não pode ser associada ao processo correto.

8. Empresários em nome individual: o que muda um regime de isenção de IVA

Num regime de isenção de IVA para pequenas empresas, não cobra IVA e não o recupera: uma licença Office 2024 Pro Plus custa-lhe 24,90€, o seu preço com IVA. É a única diferença em relação a uma empresa registada para efeitos de IVA.

• As suas próprias faturas contêm a menção de isenção de IVA exigida no seu país. As faturas que recebe incluem IVA, o que é um custo para si.
• A fatura continua essencial: prova de propriedade, documento justificativo numa auditoria, data de aquisição.
• As obrigações de faturação eletrónica também se podem aplicar a si, consoante o calendário do seu país.
• Se sair do regime de isenção, o IVA das suas compras passa a ser recuperável nas condições indicadas na secção 3.

Para um único PC, o pack Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus a 27,90€ configura um computador novo com uma só fatura; a nossa página Microsoft Office apresenta as combinações. Segundo a Microsoft, o Windows 10 chegou ao fim do suporte em 14 de outubro de 2025 e já não recebe atualizações de segurança, exceto nos PC inscritos no programa de Atualizações de Segurança Alargadas (ESU).

Como funciona

1. Faz a encomenda, indicando no pagamento o nome da sua empresa e o endereço de faturação.
2. Recebe a chave por e-mail, alguns minutos após o pagamento para a grande maioria das encomendas, com a ligação oficial de transferência.
3. Ative o PC introduzindo a chave: a ativação faz-se nos servidores da Microsoft, com garantia de ativação.
4. Arquiva a fatura recebida por e-mail e depois transmite-a ao seu contabilista. O suporte responde por e-mail 7 dias por semana, em média em 2 horas.

Perguntas frequentes

Um empresário em nome individual pode comprar uma licença Office com fatura em nome da atividade?

Sim. Indique o nome da sua atividade e o respetivo endereço quando encomendar: a fatura é então emitida em nome da atividade e serve de documento contabilístico e de prova de propriedade.

O IVA de uma licença Office comprada para uma empresa é recuperável?

Só se a sua empresa estiver registada para efeitos de IVA e sujeita a IVA, se a fatura estiver em seu nome e indicar a taxa e o montante do IVA, e se a licença for utilizada para a atividade profissional. Num regime de isenção de IVA para pequenas empresas, não é. Se o vendedor estiver estabelecido noutro país da UE, o IVA é pedido através do procedimento europeu de reembolso do IVA e não na sua declaração habitual: pergunte ao seu contabilista.

Uma licença por PC ou uma licença por colaborador?

Uma licença por PC: está associada ao computador em que o software é ativado, e não à pessoa. Um colaborador com um computador fixo e um portátil precisa, por isso, de duas licenças.

Uma licença Office comprada a baixo preço deve ser capitalizada?

Não, na prática é registada como gasto no ano da compra. Os limiares de baixo valor variam de país para país, mas estão muito acima do preço de uma única licença.

O que deve poder apresentar numa auditoria de licenças?

A fatura de compra, a chave de produto e a prova de que o PC está ativado nos servidores da Microsoft. Conserve as faturas durante o tempo exigido pelo seu país e mantenha uma folha que associe cada máquina à sua chave e ao número da fatura.

Fontes

• Microsoft, ciclo de vida do Office LTSC 2024.
• Microsoft, ciclo de vida do Office LTSC 2021 e ciclo de vida do Office 2021.
• Microsoft, ciclo de vida do Windows 10.
• Diretiva 2006/112/CE do Conselho relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado (artigo 168.º, direito à dedução; artigo 226.º, menções da fatura).
• Diretiva (UE) 2025/516 do Conselho, regras do IVA na era digital (faturação eletrónica para as operações transfronteiras entre empresas a partir de 1 de julho de 2030).

Artigos relacionados

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